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グリー株式会社 様(2021年 バーチャルオンリー株主総会)

リアル開催同様の満足度を株主に提供できる
先進的なバーチャルオンリーでの株主総会(完全オンライン株主総会)を開催

企業イメージ

「インターネットを通じて、世界をより良くする。」というミッションを掲げ2004年に創業。世界初のモバイルソーシャルゲーム「釣り★スタ」を2007年に公開して以降、ゲーム事業をはじめメタバース事業、広告・メディア事業の3本の柱を中心に昨日よりも今日、今日よりも明日を豊かにしていくためのサービスを作っていくことを目指している。

■設立 2004年

■事業内容
ゲーム事業、メタバース事業、メディア事業、広告事業、投資・インキュベーション事業

ブイキューブの配信サービスがサポートする リアル出席を必要としない新しい株主総会の形

2017年にVR技術を駆使した360°オンデマンド動画の配信を行ったのを皮切りに、ITを活用した先進的な株主総会の運営に取り組んできたグリー。2020年にはブイキューブの「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」を使って、いち早くハイブリッド出席型バーチャル株主総会を開催した。そして2021年、株主総会をオンラインだけで開催できるようにする「産業競争力強化法等の一部を改正する等の法律」の可決・成立を経て、定時株主総会として国内初となるバーチャルオンリーでの株主総会を、ブイキューブの配信サービスを活用して開催。すべての株主がインターネットを経由して出席し、議決権行使や質問、拍手などをオンラインで実行できる、法的な会議体として新しい株主総会の形を実現した。

バーチャルオンリー株主総会に関する課題

システムトラブルで配信が中断したら取り返しがつかない

リアル出席とオンライン出席のハイブリッド開催であれば、仮にトラブルでオンライン出席向けの配信が中断したとしても、リアル会場のみで議事を継続することが可能である。一方、バーチャルオンリーでは、オンライン出席向けの配信が中断した場合、株主総会を継続することができない。

全員がオンライン参加なのでネットワークに負荷がかかりやすい

株主全員がオンライン参加のバーチャルオンリー株主総会では、開催中、大勢の株主が質問・動議や議決権行使を同時に行うことも想定される。そのためネットワークに大きな負荷がかかる可能性がある。

シンプルで使いやすいシステムと、手厚いサポートが必要

現状、前例がほぼないバーチャルオンリー株主総会。機能がリッチ過ぎると、使いこなすのが大変で、それに対応する新たな人材も必要になる。法的要件を満たす仕様でありつつできるだけシンプルな設計であることと、さらにバーチャルオンリー株主総会を熟知したサポートスタッフが必要。

「バーチャルオンリー株主総会用配信プラットフォーム」で解決!

解決1

万が一のトラブルでも配信を継続できるシステム構成を提供

もしシステムの一部に障害が起きた場合でも、システム構成を冗長化しておくことで配信を継続。重要な株主総会を安全に終了まで導く。

これまで出席型・参加型のハイブリッド型バーチャル株主総会システムを数多く手掛けてきたブイキューブがその知見を活かし、配信機材や配信システムなどを冗長化した安心・安全なシステムを提供。

解決2

株主専用のポータルサイトを事前に開設し、当日のネットワーク負荷を軽減

事前の出席申込で当日の出席人数を把握するとともに、不測の事態に備えて事前質問を受け付け。当日、大勢が一斉にアクションを起こすことで生じる負荷を軽減。

事前質問は質問の入力文字数や投稿回数を制限できるうえ、事前質問とその回答をサイトに掲載することが可能であり、株主とのより建設的な対話が実現できる。

解決3

シンプルな設計のシステムと充実のサポート

安定した映像・音声に加え、分かりやすいUIを備えたシステムを提供。「拍手ボタン」の追加や拍手数のカウントなど、株主にリアリティを感じてもらえるカスタマイズにも柔軟に対応。

さらに経験豊富なブイキューブのスタッフが全面的に協力。バーチャルオンリーの開催で必要な経産省や法務省への手続きに関する必要書類の助言に至るまで手厚くサポート。

「バーチャルオンリー株主総会用配信プラットフォーム」のポイントは?

「絶対に中断しない」安定性が担保できているシステムか

多数の株主がオンラインで同時参加する会を滞りなく終えられること。

  • トラブル時も継続可能なシステムの冗長構成
  • 株主専用ポータルサイトの開設による事前対応

バーチャルオンリーで希望する形の株主総会を成立できるか

様々な要望に対応ができて担当者に余計な負荷がかからないこと。

  • シンプルかつ柔軟なカスタマイズが可能なシステム
  • 配信の経験豊富なスタッフによるきめ細かいサポート

お客様の声

先進的なIT事業への取り組みとしてアピールできた

今回、バーチャルオンリーでの株主総会を開催するにあたり、今まで当たり前だった実務について見直す点が多くありました。具体例としては、物理的な会場がなくなることで、招集通知や議決権行使書に記載されている文言を全て見直すことをはじめとして、物理的な会場で株主様向けに実施していた対応(受付、案内、マイク受け渡し等)がなくなることによって、株主様へのご案内や議事進行シナリオの変更や、これらの対応に充てていた人的・財的リソースの再配分が発生しました。

ただ、一番懸念したのはシステム障害による中断です。ブイキューブさんには、システムを冗長化してもらい、当日のトラブルにすぐ対応できるスタッフを手配していただきました。さらに、想定しうる様々なトラブル状況に応じた対応マニュアルも作成しました。

また、昨年と同様、株主様専用の「グリー株主総会Portal」を開設しました。そこでは、開催当日までに、出席申込のほか、事業報告などの情報閲覧や、事前質問を株主様が行えるようにするとともに、議決権の事前行使の推奨、株主様向けのアンケートの設置等を実施しました。想定より多くの事前質問が寄せられましたが、議案との関連性が低い質問を除き、ほぼ全ての質問とその回答を、株主総会前日まで掲載・更新しました。株主様それぞれのご都合の良いタイミングで、情報閲覧をする、事前質問をする、または事前質問への回答を閲覧する、等のアクションを起こして頂くことができる構成にしたことで、株主様との「事前のコミュニケーション」を充実化することができ、株主総会当日のネットワーク負荷の軽減にも寄与できたと考えています。

実際に完全オンライン株主総会を行ってみると、会議自体が以前より洗練された印象を受けます。物理的な会場での発言による質問と比較しますと、株主様はご自分の質問内容を送信前に見直すことができるため、趣旨がより明確なご質問をお寄せいただくことができますし、運営事務局としても、会議の進行と並行してご質問を随時受け付けることができるため、株主様への回答内容をより丁寧に準備することができます。

株主様にご協力いただいたアンケートでは、多種多様なご意見をいただいていますが、「地方在住のためオンライン開催は助かる」、「便利になった」、「今後もオンラインで継続してほしい」、「新しい取り組みに期待している」等の好意的なご意見を多数いただいています。弊社はIT企業として、株主総会という場においても事業との関連性・親和性の高い施策を積極的に取り入れていくことで、IT技術に親しまれている株主様の満足度をより向上するとともに、これまではIT技術にあまり馴染みのなかった株主様がIT技術を取り入れるきっかけになることができればと考えています。

グリー株式会社 コーポレート本部 法務総務部
シニアマネージャー 松村 真弓 氏

ハイブリッド出席型よりスムーズな進行が可能

昨年開催したハイブリッド出席型バーチャル株主総会では、リアル出席の株主様とオンライン出席の株主様、それぞれに対応するため、ある意味、2つの株主総会を同時に進行しながら、平等感を担保しなければなりませんでした。それには慎重な設計が必要で、工数もかかります。その点、今年の完全オンラインで開催した株主総会では、設計および運営が1本化され、シンプルかつ本質的な会議運営になったと考えています。

ブイキューブさんとは開催まで何度も細かく打ち合わせを重ねました。現実的に対応が難しいことでも、必ず代替案を出してくださったため、常に安心感がありました。進行の場面に応じて、「このシーンでは2画面で資料を大きく表示したい」「このシーンでは役員をクローズアップしたい」といった要望にも、柔軟に対応していただきました。また、完全オンライン開催では「通信がダウンしたら株主総会を継続できない」という大きなリスクがあるので、システムの冗長化など万全の対策をお願いしましたが、加えて「どのような形で通信の安定化を担保するのか」を社内的にも対外的にも説明するため、システムの構成図などを使って資料化していただきました。

株主総会当日は、開会直後からご質問が断続的に寄せられましたが、会議進行と並行してご質問への回答を丁寧に準備することができました。これは、完全オンラインならではの利点だと思います。ご質問に対し、当社として株主様にお伝えしたい内容を充実化でき、さらに不規則発言等による無用の混乱も発生することがなく、会議体としてあるべき姿に近づいたと感じています。また、株主様向けのアンケートでは、「分かりづらいところはありましたか」という設問に対して特にご意見もなく、スムーズにお使いいただけたものと捉えています。

グリー株式会社 コーポレート本部 法務総務部
組織法務総務グループ 徳田 千紗 氏

グリー株式会社様が実施した完全オンライン(バーチャルオンリー)での株主総会

2017年より、毎年の株主総会でバーチャル化への様々な試みを実施・検証しながらバージョンアップを重ねてきたグリー。自ら先陣を切って、バーチャル化推進のために経産省や、各企業と情報交換を行ってきた。2019年にハイブリッド双方向参加型バーチャル株主総会、2020年にハイブリッド出席型バーチャル株主総会の開催を実現し、2021年の「産業競争力強化法等の一部を改正する等の法律」の可決・成立を経て、同年いち早く定時株主総会において完全オンライン開催を実現した。

完全オンライン株主総会への道のり

2017年

360°オンデマンド動画配信
グリーでは2015年より、360度動画やVR事業にも力を入れていることから、株主総会を機に事業理解を深めていただくことを目的に「360°オンデマンド動画」で会場の雰囲気を配信。

2018年 株主総会のダイジェスト動画をオンデマンド配信
2019年

ハイブリッド双方向参加型バーチャル株主総会実施
国内初の実施となり、経産省の研究会(2020年)でも発表。

2020年

ハイブリッド出席型バーチャル株主総会実施
詳細事例はこちら

2021年 完全オンライン(バーチャルオンリー)での株主総会実施

株主様向けポータルサイトで出席申込・事前質問を受け付け

イメージ

昨年同様、『グリー株主総会Portal』を開設。事前の出席申込のほか、事業報告動画や完全オンライン開催での株主総会の案内動画を掲載し、株主様それぞれのタイミングで事前に閲覧できる仕様とした。さらに、事前質問の受け付けと、事前質問への回答を掲載した。株主様との「事前のコミュニケーション」を充実化することにより、株主様の居住地や当日の都合を問わず「株主総会プロセス」に参加いただくことができ、当日のネットワーク負荷の低減にも寄与した。

当日の配信時に工夫した登壇者の「目線」

配信では、カメラの向こう側に株主様がいると想定するため、カメラの位置にプロンプターを置き、常にカメラ目線になるようにセッティング。一方、質疑応答の際は、あえてプロンプター以外のディスプレイを活用するとともに、議長が画面外の事務局とコミュニケーションをとっている姿を映し、「確かにリアルタイムで開催されている」と株主様に実感していただけるように工夫した。

役員もWeb会議システム経由で出席

今回の株主総会では、役員はWeb会議システム経由で出席。配信画面にWeb会議システムを映し出し、適宜画面配置を切り替えることで、配信会場内の役員・配信会場外の役員、いずれもシームレスに出席することができた。

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名称
グリー株式会社 様
URL
http://corp.gree.net
住所
東京都港区六本木6-10-1六本木ヒルズ森タワー

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