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オリンパス株式会社様

遠方の株主や海外の役員が出席できる
ハイブリッド出席型バーチャル株主総会を開催

企業イメージ

メイン事業は内視鏡事業と治療機器事業から構成される医療分野。消化器内視鏡は世界シェア70%以上を誇る。さらに高精度な顕微鏡技術を活かしたライフサイエンス分野や、産業分野など幅広いジャンルで研究開発に取り組み、様々な製品の開発、製造、販売を手掛けている。

■設立 1919年

感染を防止しながら株主の満足度を高めるために
「参加型」を経て「出席型」の開催を実現

2020年、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、6月に予定していた株主総会を7月に変更するとともに、ハイブリッド参加型バーチャル株主総会の方法を採用し開催したオリンパス。リアル開催と同時にオンライン開催も実施することで来場者数を抑え、感染リスクを低減することができた。一方で、「参加型」は、株主総会の視聴のみで、議決権行使や質問はできない。そこで、より株主とのコミュニケーションが取れる形を目指し、翌2021年6月の株主総会はブイキューブのプラットフォームを利用し、ハイブリッド出席型バーチャル株主総会を開催した。

ハイブリッド出席型バーチャル株主総会に関する課題

通信障害が起こった場合にどうすればよいか

議決権行使や質問などをリアルタイムで行なう「出席型」では、通信障害によるトラブルが心配。万が一の場合を想定した万全な対策が必要。

ベンダーと信託銀行との連携が取れているか

議決権行使状況の集計には、信託銀行(株主名簿管理人)との連携が必要不可欠。信託銀行との連携実績が重視される。

初めての「出席型」開催なので、きめ細かいサポートが必要

「出席型」の開催実績がなく、他社の事例もまだ少ない。リアル会場の準備もあるので、オンライン周りのことはベンダーの協力が欠かせない。

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」で解決!

解決1

万が一のトラブルでも配信を継続できるシステム構成を提供

システム構成を冗長化するなど、万が一通信トラブルが発生しても配信を継続できる仕組みを構築。

数多くの出席型・参加型のバーチャル株主総会をはじめ、バーチャルオンリー株主総会も手掛けてきたブイキューブが、その経験を活かして株主総会の成功にコミット。

解決2

大手信託銀行との連携実績のあるシステム

信託銀行と連携したオンラインでの議決権行使の方法を提供。

議決権行使の集計を会社法上に則った形で適切に実行できる。

解決3

豊富な導入実績があるブイキューブのスタッフがサポート

バーチャル株主総会だけでなく、年間約5,000件のライブ配信を実施するブイキューブがシステム、運営面で包括的にサポート。

担当者の業務が増えがちなハイブリッド開催において、システムの構築や、進行に関するアドバイス、トラブル対応のコールセンター設置に至るまで、手厚く開催を支援する。

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」のポイントは?

通信障害リスクを想定した万全なシステムであるか

リアル出席と同等な開催がオンラインでも行えること。

  • システムの冗長構成によってトラブル時も継続可能
  • 上場企業で数多くの開催実績があるブイキューブがサポート

「出席型」開催にあたり法的な面をクリアしているか

議決権行使や質問が可能で、集計を正確に行えること。

  • 議決権行使や質問の機能が備わっている
  • 信託銀行と連携していて、当日は迅速に集計

お客様の声

信託銀行との連携に大きなメリットを感じた

私たちは、株主総会の実務を担当し、企画・運営にいたる一連を担当しています。
バーチャル株主総会を検討したのは、コロナ禍が大きなきっかけです。2020年の総会の時点では、「出席型」における参考事例が少なく、また法的な整理のための準備時間が足りないと感じたことから、「参加型」でのハイブリット開催となりました。その後、次回の総会以降も株主様との対話の機会を拡大すべきとの考えから、同年9月頃から翌年の「出席型」開催を目指して情報収集を始めました。

その中で、ブイキューブのバーチャル株主総会プラットフォームのことを知りました。既に他社での実績があることや、信託銀行との集計の連携が整っている点に大きなメリットを感じ、導入を決めました。配信ではメイン回線とサブ回線の2つを用意して、すぐに切り替えられる体制を整えてくれるなど、通信トラブルの対策も万全だったので、その点も安心でした。

ハイブリッド開催では、リアル会場の準備もあるので、我々担当者の負担は正直増えます。また、弊社の場合、国内だけでなく海外からも役員がオンラインで出席するため、役員向けの通訳音声も一緒に接続をしたい、といった要望もありました。これら配信面のことをブイキューブのプロのスタッフに任せられたのは非常に安心できましたし、業務の大幅な増加を避けることができたと思います。

株主総会当日は、「参加型」の時と同等の100人以上の株主様にバーチャル出席をしていただけました。弊社としても、今回、海外の役員がコロナ禍にも関わらず出席できたのは良かったと感じています。今後は他社の「出席型」開催事例も増えていくと思いますので、情報収集を積極的に行いながら、内容の改善を目指していきたいです。

オリンパス株式会社 内部統制/コーポレートガバナンス
高山 真里 氏

株主様の利便性も向上

昔から株主総会の開催の形というものは決まっていて、「会場で開催する」という状況が長年続いてきました。それがコロナ禍になって、激変したことを実感しています。 出席型の開催を模索していたころ、まだ他社事例が少なかったのですが、ブイキューブがグリーさんの株主総会で既に「出席型」を開催していた事例は、参考になり、選定のあと押しとなりました。

「出席型」開催にあたっては、まず議決権集計などの課題の洗い出しを行い、実際に「出席型」での開催が可能かどうかの検証をするとともに、法的要件の整理が必要でした。また、株主総会の招集通知に記載すべき事項も増えますし、シナリオも従来とは大きく変わります。その辺りはブイキューブの担当者に相談して、様々な提案を参考にさせてもらいました。

実際に開催して感じたのは、株主様にとっての利便性の良さです。遠方の株主様でも気軽に参加できますし、特に複数社の株主である方は、6月の総会シーズンの中で効率良く株主総会を回れたのではないでしょうか。質問時に大勢の前で手を挙げることを躊躇される株主様も、手を挙げることなくオンライン上で質問できるのは良い点だと感じました。

信託銀行によるアンケートでも、バーチャル株主総会に対する株主様の反応は非常に良いと聞いています。今後もバーチャル開催を続けていきながら、例えばオンライン質問の受け付けから回答までのフローをより簡素化するなど、さらに改善を重ねていきたいと考えています。

オリンパス株式会社 内部統制/コーポレートガバナンス
大野 賢一郎 氏

オリンパス様が実施したハイブリッド型株主総会

今回、オリンパス株式会社様が開催したのは、ハイブリッド出席型バーチャル株主総会という、リアル会場での開催とオンライン上での「出席型」を同時に開催する形式。リアル株主総会の会場に所在しない株主が、インターネット等の手段を用いて、株主総会に会社法上「出席」できるものだ。コロナ禍で大勢の株主様がひとつの会場に集まることができない状況においても、オンライン上でリアルな株主総会と同等の形を実現するため、ハイブリッド出席型で開催した。

バーチャル出席の場合の議決権行使方法

バーチャル出席の株主は、株主総会開会後から決議事項の採決時まで議決権を行使できる。行使の際はライブ配信画面の「議決権行使」のタブをクリックし、決議事項について「賛成」、「反対」または「棄権」を選択する。すべての決議事項に対してボタンを押下後、下部の「行使する」ボタンを押して行使完了となる。

活用

バーチャル出席の場合の質問方法

バーチャル出席の株主は、株主総会開会後から質疑応答の開始5分後まで質問を行える。質問は配信画面の「質疑」のタブをクリックし、質問を入力。確認画面で内容を確認してから「送信する」ボタンを押して送信となる。なお、質問は1人1問まで、最大300文字とした。

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社名
オリンパス株式会社 様
URL
https://www.olympus.co.jp/
住所
東京都新宿区西新宿2-3-1

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