SAGA IT FAIR 事務局（佐賀商工会議所）様

講演会・展示・商談のすべてをオンラインツールで完結
リアル会場と同じような仕掛けで実施できる

SAGA IT FAIR事務局では、新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、2021年11月に第5回 生産性向上のためのITフェア「SAGA IT FAIR」を完全オンラインにて開催。従来はリアル会場で対面でのコミュニケーションを重視して開催していたが、講演会・展示・商談すべてをオンラインで実施せざるを得ない状況になった。

参加者も迷うことなく操作でき、一つのツールで講演会・展示・商談のすべてを完結できる点で「EventIn」の導入を決定。当日の参加URLが簡単に生成できたり、事後アンケートの記入・回収・集計が容易だったりと、リアル会場での開催と比較しても手間がかからない形式で実施できた。結果として、全時間帯を通して一定数の参加者が来場。オンライン開催初年度ながら、企業ブースに着席した来場者は、平均して約2時間で6〜7のブースを訪問という結果となった。

コロナ禍のイベント開催における課題

双方向のコミュニケーションを実現しづらい

リアル会場であっても感染対策に注意した上で、対面で会話できる環境を準備する必要がある。オンラインツールを使用すると、コミュニケーションが一方通行になりがち。

アンケートの配布・回収に手間がかかる

アンケートを紙で配布したりタブレットで回答してもらったりと、スムーズに参加者に行き渡らせることが難しい。また、集めた回答が紙とデータで分かれており集計に手間がかかる。

リアル開催だと当日の集客に不安が残る

佐賀県での開催ということで遠方からは参加しづらいため、当日まで集客が不安。会場までの移動コストもかかるため、当日のキャンセルで申込み数よりも参加者が減る可能性もある。

「EventIn」でこう解決！

少人数のブースごとで双方向に会話できる

画面上に表示される一覧から1クリックでブース間の移動も可能

会場全体を小さなグループに分ける「ブース」を実現できる。ブース内で商談や個別相談が可能。マップのように表示される一覧から部屋を選んで移動ができる。

オンライン上でフォームアンケートが可能

アンケート結果も翌日にはCSVで集計できる

当日の参加者に向けてフォームアンケートが送信されるため、個別でのアンケート配布が必要ない。

場所を問わず誰でも簡単に参加できる

個別の参加URLをクリックするだけで入室可能

参加申込者に対して、個別の参加URLが発行され、参加者は当日にリンクをクリックして参加できる。場所を問わず参加できるため、遠方からの参加も見込める。

「EventIn」選定のポイントは？

講演会・展示・商談の場の提供ができるか？

同じオンラインツール上で、講演会・展示・商談の場を実現できること。

• 全体講演やセッションのセミナー配信が可能
• ブースに分かれて商談や個別相談ができる
• 主催団体それぞれのDX推進を後押しするツールという点

アンケート機能が利用できるか？

オンライン上でアンケートの配布ができ、回答結果の集計も簡単にできること。

• オリジナルのフォームアンケートを利用できる
• CSVでの回答結果の出力が可能

参加者の個別URLが発行できるか？

参加者情報の管理が簡単で、参加受付もスムーズにできること。

• 参加者ごとに個別の参加URLが発行される
• 当日、参加者はURLをクリックするだけで入室できる

お客様の声

佐賀県内企業の生産性向上を目指し、ビジネスマッチングの場を実現

県内の3商工団体及び佐賀県産業スマート化センターでは県内企業の振興に向けて様々な取り組みを行っています。中でも企業の生産性向上を目指して開催しているITフェアは、様々なITサービスやツールに触れたり商談ができたりする場です。ここ数年は、生産性向上につながるITサービスや、従業員不足を補うAI技術やRPA技術に注目が集まっています。

これまではリアル会場にて開催していましたが、コロナ禍であることやDX推進を測る中でオンラインでの開催を検討することになりました。オンラインでの開催にあたり重視していたことは、リアル会場での開催に近い状態をつくることです。お客様と出展企業が直接対面でき、画面共有をしながら双方向にコミュニケーションができることを求めていました。

ツール選定において、Web会議システムでは一方通行のコミュニケーションになってしまう点や、基調講演と商談を同じ部屋でできない点で難しいと感じていました。以前、佐賀商工会議所の単体イベントで「EventIn」を利用していたため、双方向のコミュニケーションができ、講演会・展示・商談をすべて同じオンライン上で実現できる点で導入を決めました。

来年以降はハイブリッド開催も視野に

「EventIn」の利用にあたり、リアル会場と同じような状況をつくることができる点だけでなく、他にも魅力がありました。まず、参加者用のURLが参加者ごとに発行される点です。自動で生成されるため、参加者ごとに用意する必要もなく手間がかかりません。出展企業側からお客様への案内を分かりやすくすることが求められていたため、ありがたい機能でした。

他にも、オンライン上にてアンケートを完結させられる点も良かったです。これまでリアル会場で開催していた際は、紙のアナログデータとタブレットのデジタルデータを集計することに時間と手間がかかっていました。今回は「EventIn」のフォームアンケートを活用できたのでとても便利でした。

結果として、ITに不慣れでも分かりやすいインターフェースで、参加者の回遊が行えたのではないかと思われます。コロナ禍とはいえ、これだけの参加者が集まったのも、遠方からの方も参加できるようになったからだと考えています。誰でも簡単に操作でき参加しやすい「EventIn」だからこそ実現できたと思います。

今後も集客の面から、リアル会場とオンライン会場のハイブリッド形式で開催を検討していきます。また、民間企業と連携してより充実したイベントへと改善していきます。

佐賀商工会議所（SAGA IT FAIR事務局）
企業支援部 支援・サービス企画課
係長　小寺 康介 氏

佐賀商工会議所様における「EventIn」の活用法

佐賀商工会議所では、新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、これまでリアル会場で開催してきた、生産性向上のためのITフェア「SAGA IT FAIR」を完全オンラインにて開催。参加者も迷うことなく操作でき、一つのツールで講演会・展示・商談のすべてを完結できる「EventIn」で、スムーズかつ手間を削減してイベントを開催した。

参加者と出展企業が対面で双方向に話せる場を実現

地元の企業の生産性向上を目指してITツールとの出会いを提供するITフェアだからこそ、リアル会場と同じように参加者が出展企業とコミュニケーションを取ることができることを重要視。「EventIn」では基調講演のようなセミナー配信もできる上、ブースごとに1on1で話す環境も用意できる。何から着手すればよいのか分からない企業担当者も、じっくりと個別相談ができる場を提供できた。

ログを元にした分析では「1回以上着席した参加者1人あたりの平均着席回数」は6.5回、「1回以上着席した参加者1人あたりの滞在時間」は105分。

「1回の着席あたりの平均着席時間」の19分という数値は従来のリアル開催時よりは短かったものの、オンラインイベントとしては長めという傾向が見られた。

アンケート機能の活用により、事後の集計の手間を省けた

地元の企業の生産性向上を目指してITツールとの出会いを提供するITフェアだからこそ、リアル会場と同じように参加者が出展企業とコミュニケーションを取ることができることを重これまでリアル会場で開催していた頃は、紙で配布したりタブレットで回答してもらったりと手段がバラバラで、事後にアンケート回答を集計するのに手間と時間がかかっていた。今回は「EventIn」のフォームアンケートを活用し、イベント翌日には集計を終えることができた。

配信サポートの活用で、主催者はイベント運営に集中

配信のための機材やスタッフなど、ブイキューブの配信サポートを利用することで、主催者は本来集中したいイベント運営にリソースを集中できる点も、ブイキューブを選定した大きなポイントだった。

今後はリアルとオンラインのハイブリッド形式で開催を検討

初めての完全オンライン開催であったが、参加者と出展企業が直接コミュニケーションを取ることができ、遠方からの参加者もいた。そのためコロナの状況によってリアル開催を実現できる場合は、オンラインも併用して開催し、佐賀県まで来ることが難しい人も参加しやすいイベントにする予定だ。