国立研究開発法人科学技術振興機構（JST）様

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課題と効果

課題

• 一般的なWeb会議ツールでは立ち話的なライトな「交流」がしにくい
• ハイブリッド開催は運営側の負担が増加しがち
• 映像・音声を常時安定して配信できるかが不安

効果

• リアル会場同様の気軽な交流から議論が発展
• 実績豊富な専門スタッフが配信を全面サポート
• 独自のシステムと多くの導入実績で高い安定性

選定のポイント

参加者同士がコミュニケーションを取れる双方向性があるか？

N対Nの双方向の通話が可能。EventIn上に設置されたテーブルを移動しながら、リアル会場同様に、立ち話的なライトな交流も促進できる

専門スタッフによる機材セッティング、配信までの完全サポートがあるか？

撮影はもちろん、配信からテクニカル面やトラブル時の対応まで、専門スタッフが徹底アシスト

映像が途切れたり音声にノイズが入ることなく、高品質な映像を安定して配信できるか？

株主総会をはじめ多くの導入実績があり、サーバーは冗長構成しているため、配信トラブルが発生した際でも配信継続が可能

イベント詳細

大規模な講演と参加者の交流を同時に実現

3日間にわたる研究会議では、初日の全体シンポジウム、2日目と3日目の分科会（ポスター講演）、2日目夕方の交流会のいずれも、リアル会場とオンラインのハイブリッドで開催。分科会や交流会では、参加者がさまざまなブースを移動しながら、リアル会場同様のコミュニケーションができる環境が構築された。

専門スタッフのサポートと「おためし視聴」を活用

オンライン化で必要になる配信業務は、ブイキューブの専門スタッフによるサポート体制を活用し、機材セッティングから配信までおまかせすることで、事務局の負担を軽減。

また、小規模セッションの中身を入室前に確認できる「おためし視聴」機能も、同時進行する6会場の進行に問題を生じていないか、こまめなチェックに活用し、事務局側の円滑な運用に役立った。

お客様の声

科学技術振興機構（JST）にはさまざまな研究領域がありますが、その中のACT-X「生命と化学」領域では、2022年度の「ACT-X『生命と化学』領域会議」という研究会議を、リアル会場とオンラインのハイブリッドで行いました。

昨年度もWeb会議ツールを用いてハイブリッド開催としましたが、全体シンポジウムと分科会（ポスター講演）、交流会の3つのプログラムを行うに当たって、Web会議ツールや同様のツールでは「交流」がしにくいという課題感がありました。

また、ハイブリッド開催ではリアルとオンラインの両方で準備・運営を進めなければならないため、配信業務は当初からベンダーのサポートに依頼できればと考えていました。「EventIn」を評価した点は、国産ツールとして各種の学会や株主総会でも導入実績があり、サポート体制が整っていること、リアルに近い円滑なコミュニケーションが期待できるという点でした。

会議には約70人が参加し、そのうち2割がリモート参加でした。厳密な聞き取りはしていませんが、ツールに関するネガティブな評価はなく、サポートについても満足しています。初日にリアル参加した方が「EventInであればリアルと同じ交流ができそう」と考えて、翌日からはオンライン参加に切り替えた例もありました。リアル会場での参加者同士のコミュニケーションを大切にしつつ、リモート参加者もとりこぼさないハイブリッド開催という意味で、一定の成果があったと考えています。

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企業情報

政府が策定した「科学技術・イノベーション基本計画」の中核的な役割を担う機関として、科学技術の振興を図ることを目的とする国立研究開発法人。

設立：1996年　

事業内容：科学技術の振興と社会的課題の解決を目的とした、国内外の大学・研究機関、産業界等と連携した多様な事業の総合的な実施。