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「EventIn」で大規模学会をハイブリッド化
複数セッションをリアルタイム配信で回遊しやすく

石油技術協会 様

石油・天然ガス鉱業に関する研究者・技術者らの親睦を図っている石油技術協会。感染症拡大の影響で3年ぶりのリアル開催となった定時総会と講演会は、オンライン視聴も可能なハイブリッド開催としました。導入したのは複数のリアルタイム配信を可能にするオンラインイベントツール「EventIn」。オンライン学術会議サービス「Confit」とも連携させ、ブイキューブの専門スタッフによるフルサポート体制のもと、リアル環境同様の活発なコミュニケーションの場をオンラインで実現しました。

石油技術協会様 企業イメージ
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導入前の課題と導入効果

課題

  • 同時に複数のライブ配信を行うノウハウがなかった
  • 小規模セッションを行いにくい
  • 自由に出入りしにくい

効果

  • 配信に関連する業務は事前・当日・事後まで専門スタッフが徹底フォロー。ノウハウがなくても配信をスタートできる
  • 小規模セッションは複数を同時に設置・配信することができ、出展者が参加者をブースに招待したり席決めすることも可能
  • セッション間の移動は表示されるマップ上から1クリックで可能。部屋の出入りも画面上で簡単

選定のポイント

配信に関してサポートを受けられるか?

専門スタッフが各種配信業務の事前準備から当日の撮影、事後フォローまで完全サポート

ブースからブースへの移動など自由度があるか?

すべてのセッションが会場マップに一覧で表示され、サイズや表示位置も自由に変更可能。ログインしたまま各セッションを回遊できる

参加者同士がコミュニケーションを取れる双方向性があるか?

n対nの双方向の通話が可能。誰がどこにいるかも見られるため、交流を促進できる

活用方法

オンライン学術会議サービス「Confit」と完全連携

演題や参加の登録、講演動画のオンライン公開といった学術大会を支える多彩なサービスで、国内で広く利用されているConfit。EventInは同サービスと連携しているので、Confitのサービス画面からログインすれば、EventIn内のオンラインイベント会場へシームレスに移ることができる。
オンライン学術会議サービス「Confit」と完全連携

さまざまなセッションを回遊しやすいシンプルUI

定時総会に関連する全体講演などは1対nのウェビナー形式で配信。その後の個人講演やシンポジウム、ポスター発表などはEventIn内に小規模ブースを複数設けてn対n形式で配信。EventInを活用し、2つの形式を1つのプラットフォームで実現した。

また、参加者はマップ上に表示されるセッションの一覧から興味のある講演などを選択。別セッションへの移動もログイン・ログアウトは不要で、1クリックでできるので回遊がしやすく、リアル会場と同様に、研究者同士がさまざまなセッション内でコミュニケーションを図ることができる。
さまざまなセッションを回遊しやすいシンプルUI

お客様の声

石油技術協会は、関連技術の進歩と会員相互の親睦を図ることを設立の目的としていますが、2020年以来、新型コロナウイルスの影響で会員相互の直接的な交流の場が制限されていました。

2022年6月の総会・春季講演会は3年ぶりのリアル開催としましたが、その際オンライン配信も取り入れ、ハイブリッド形式による開催としました。その中で「EventIn」は、配信が安定していること、UIが優れていることの2点を重視し、今回のハイブリッド開催で採用することとしました。加えて、ブイキューブの技術力とサポート体制の充実も非常に大きな選定要因の一つとなりました。

特にセッション間の移動をオンライン上で非常に簡単にできることが、「EventIn」の最も優れたところだと感じます。また、これらをすべてをおまかせできたサポートスタッフの方々には、安心感と心強ささえ感じるほどで、感謝しています。
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この事例で使用したサービス

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      EventIn

企業情報

石油技術協会様 企業イメージ

石油技術協会 様

所在地:東京都千代田区大手町1-3-2 経団連会館17階(石油鉱業連盟内)
URL:https://www.japt.org/
石油・天然ガス鉱業に関する学問・技術の進歩と、技術者・研究者らを中心とした会員相互の親睦を図ることを目的とする学術団体。

設立:1933年
事業内容:石油・天然ガス鉱業に関する学問・技術に関する会誌の発行、特別講演、シンポジウムの開催、関連する情報の発信など。

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