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石油技術協会 様

「EventIn」で大規模学会をハイブリッド化
複数セッションをリアルタイム配信で回遊しやすく

企業イメージ

石油・天然ガス鉱業に関する学問・技術の進歩と、技術者・研究者らを中心とした会員相互の親睦を図ることを目的とする学術団体。

■設立 1933年

■事業内容
石油・天然ガス鉱業に関する学問・技術に関する会誌の発行、特別講演、シンポジウムの開催、関連する情報の発信など。

大規模学会のハイブリッド化をフルサポートで実現
「Confit」と連携で回遊しやすいオンライン学会に

石油・天然ガス鉱業に関する研究者・技術者らの親睦を図っている石油技術協会。感染症拡大の影響で3年ぶりのリアル開催となった定時総会と講演会は、オンライン視聴も可能なハイブリッド開催とした。導入したのは複数のリアルタイム配信を可能にするオンラインイベントツール「EventIn」。オンライン学術会議サービス「Confit」とも連携させ、ブイキューブの専門スタッフによるフルサポート体制のもと、リアル環境同様の活発なコミュニケーションの場をオンラインで実現した。

従来のオンラインイベントにおける課題

同時に複数のライブ配信を行うノウハウがなかった

複数の講演会の同時ライブ配信を行うノウハウがなく、事前の準備や当日のトラブルにも対応できるサポート体制が必要だった。

小規模セッションを行いにくい

大多数が同時に視聴する1対nのウェビナー形式に加えて、小規模なセッションを同時並行で開催できるオンラインツールがなかった。

自由に出入りしにくい

既存のツールではセッション移動のたびにログイン・ログアウトが必要になるなど、セッションの「回遊」がしにくかった。

「EventIn」でこう解決!

解決1

配信は専門スタッフが全面サポート

配信に関連する業務は事前・当日・事後まで専門スタッフが徹底フォロー。ノウハウがなくても配信をスタートできる。

出張撮影はもちろん、高価な機材を用意する必要はなく、事前準備から当日の撮影、撮影した動画のコンテンツ化までサポートするので、負担なくオンライン配信できる。

解決2

複数の小規模セッションを1つのプラットフォーム上で同時開催

小規模セッションは複数を同時に設置・配信することができ、出展者が参加者をブースに招待したり席決めすることも可能。

さまざまな小規模セッションを同時に開催・配信できるため、参加者は画面上に表示されるセッションの一覧から興味のあるものを選択し、詳しく話を聞くことができる。

解決3

部屋の出入りも画面上で簡単

セッション間の移動は表示されるマップ上から1クリックで可能。

セッションを簡単に回遊できるため、各セッションでの議論も活発に。セッションの中に「フリースペース」を設置すれば、特定の人とだけコミュニケーションを取ることも可能。

「EventIn」選定のポイントは?

配信に関してサポートを受けられるか?

同時配信のノウハウがなくても、オンラインで安定したライブ配信ができること。

  • 専門スタッフが各種配信業務の事前準備から当日の撮影、事後フォローまで完全サポート。

ブースからブースへの移動など自由度があるか?

ログアウトしたりすることなく、各ブースを自由に移動できること。

  • すべてのセッションが会場マップに一覧で表示され、サイズや表示位置も自由に変更可能
  • ログインしたまま各セッションを回遊できる

参加者同士がコミュニケーションを取れる双方向性があるか?

1対nの配信だけでなく、参加者同士が双方向に交流できること。

  • n対nの双方向の通話が可能
  • 誰がどこにいるかも見られるため、交流を促進できる

お客様の声

安定した配信とサポート体制が充実したEventIn

石油技術協会は、石油・天然ガスの採取事業にかかわる技術の進歩と会員相互の親睦を図ることを設立の目的としていますが、2020年以来、新型コロナウイルスの影響で会員相互の直接的な交流の場が制限されていました。

2022年6月の総会・春季講演会は3年ぶりのリアル開催としましたが、その際オンライン配信も取り入れ、ハイブリッド形式による開催としました。これまでオンライン配信を行ったことがなく、配信ツールの選定から行いましたが、感染症の拡大以降は多くの学術大会がオンラインやハイブリッド開催を行っており、他の学会でどのようなツールが利用されているのかについても情報収集を行いました。

その中で「EventIn」は、配信が安定していること、UIが優れていることの2点を重視し、今回のハイブリッド開催で採用することとしました。加えて、ブイキューブの技術力とサポート体制の充実も非常に大きな選定要因の一つとなりました。私どもにとって初めてのハイブリッド開催でもあり、運営側にノウハウを持っている人間がいなかったため、ベンダーに技術と実績があり、充実したサポートを受けられることは、最重要項目とも言える要素でした。

複数のセッションを自由に回遊

「EventIn」を導入した今回は、都内の国立オリンピック記念青少年総合センターにおいて定時総会・特別講演会といったプログラムを2日間にわたって開催し、会場にお越しになれない方には「EventIn」を介して高品質な映像と音声で視聴していただきました。

当日の講演会には同時並行で開催するセッションが4~5会場ありました。会員によっては、自身の専門のセッションだけではなく、他の分野のセッションに参加したいと考える人も少なくないのですが、セッション間の移動をオンライン上で非常に簡単にできることが、「EventIn」の最も優れたところだと感じます。また、これらをすべてをおまかせできたサポートスタッフの方々には、安心感と心強ささえ感じるほどで、感謝しています。

Web会議に慣れている参加者にとっても、画像や音質に関して高品質な印象を受けた人が多かったようです。これから講演会のオンライン配信やハイブリッド開催が定着するようであれば、「EventIn」は今後も大きな選択肢の一つになると感じます。

加えて、私どもの業界では坑井(こうせい)の試掘現場や生産プラットフォームの現場などへ直接見学に行くことが難しいため、そうした現場見学などをオンライン化できるのではないかとも考えています。

石油技術協会 斎藤 伸 氏

石油技術協会 様における「EventIn」の活用法

例年行っている定時総会と春季講演会を、2022年からリアル会場・オンライン配信のハイブリッド開催とした石油技術協会。プログラムでは、専門家による「個人講演」や「シンポジウム」 が同日同時刻に複数開催されていたが、それらも「EventIn」でリアルタイムに同時配信した。また、さまざまな学術大会で広く利用されているオンラインサービス「Confit」と連携。参加者は同サービスから参加登録等を済ませればシームレスにオンライン配信を視聴できる環境を整えた。

オンライン学術会議サービス「Confit」と完全連携

活用法

演題や参加の登録、講演動画のオンライン公開といった学術大会を支える多彩なサービスで、国内で広く利用されているConfit。EventInは同サービスと連携しているので、Confitのサービス画面からログインすれば、EventIn内のオンラインイベント会場へシームレスに移ることができる。

さまざまなセッションを回遊しやすいシンプルUI

定時総会に関連する全体講演などは1対nのウェビナー形式で配信。その後の個人講演やシンポジウム、ポスター発表などはEventIn内に小規模ブースを複数設けてn対n形式で配信。EventInを活用し、2つの形式を1つのプラットフォームで実現した。

また、参加者はマップ上に表示されるセッションの一覧から興味のある講演などを選択。別セッションへの移動もログイン・ログアウトは不要で、1クリックでできるので回遊がしやすく、リアル会場と同様に、研究者同士がさまざまなセッション内でコミュニケーションを図ることができる。

活用法

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社名
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URL
https://www.japt.org/
住所
東京都千代田区大手町1-3-2
経団連会館17階(石油鉱業連盟内)

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