株式会社資生堂 様

英語対応や認証機能などのビジネス要件をクリアし、初めての参加型バーチャル株主総会をスムーズに開催

世界約120の国と地域で事業を展開する株式会社資生堂様は、海外の投資家も多く、初めての参加型バーチャル株主総会開催にあたり、英語での同時配信にもチャレンジすることに。2020年6月にバーチャル株主総会を開催した各社の情報を収集し、良い点を取り入れつつ、自社の要件を精査した。2021年3月開催の株主総会では、日本の会場にいる社長をはじめとする役員のプレゼンテーションのほか、中国・米国からも役員がWeb会議システムを用いて出席し、株主からの質疑応答に対応する模様等を同時配信した。

バーチャル株主総会に関する課題

オンライン株主総会の開催経験がない

これまではリアル会場での開催だったため、オンライン参加型の株主総会の経験がなく、ノウハウが蓄積されていない。

ネットワークや音声などのトラブルが心配

ネットワークや音声の不具合が起こった場合の対応方法や、株主がオンラインで参加できない場合の対応などについて不安がある。

株主認証や英語配信など要件が多様

「海外の株主も英語でリアルタイムに参加できるようにしたい」「セキュアな認証方法で事前登録ができるようにしたい」など、ニーズが多い。

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」でこう解決！

バーチャル株主総会の経験とノウハウの豊富なブイキューブに委託

運営実績が豊富なブイキューブを採用することで、安心して株主総会を開催

情報収集を重ね、最終的に前年の秋に３社から提案を受け、バーチャル株主総会の企画運営実績や提案内容を検討。実績とノウハウが豊富なブイキューブを採用することに。

安定したネットワークの利用や入念なリハーサルで課題を解決

オンラインで参加する株主は事前登録制、想定されるトラブルはリハーサルでシミュレーション

当日のオンライン参加者数を事前に把握し、参加のログインをセキュアかつスムーズにするため事前登録制を採用。想定されるトラブルに対してリハーサルを重ねることで、安心して当日の運営ができるように。

毎週1回の定例ミーティングで要件への対応を確認し、進捗管理

多岐にわたる要件を一覧化して、週次の会議で進捗を確認し、方法や進め方を話し合いながら課題をクリア

要件に対する提案書をもとに、バーチャル株主総会用配信プラットフォームに機能を追加。多数の要件を一覧化し、毎週の定例会議で一つひとつ課題を潰しながら、当日の開催を迎えた。

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」のポイントは？

バーチャル株主総会の実績が豊富か？

法定手続きを理解しており、バーチャル株主総会の経験が豊富であること

• バーチャル株主総会の配信実績が豊富

ビジネス要件に柔軟に対応できるか？

ビジネス要件を実現する提案と開発力があること

• ビジネス要件に対する提案を確認し、これまでの開発実績を精査

お客様の声

株主様、経営層からも好評価のバーチャル株主総会を開催

株式会社資生堂
IR部 IRコミュニケーショングループ
マネジャー　前田 伊世雄 氏

当社の株主総会は、「毎年、新しいことにチャレンジする」ことを目標に掲げています。私はIR部で12回の株主総会を担当してきましたが、コロナ禍で状況が一変し、2020年6月に他社が次々とバーチャル株主総会を開催するのを見ながら、当社の2021年3月の総会もバーチャル化が必須だと考えるようになりました。

株主IDと固有のパスワードによる認証や事前質問受付などの機能が必要であるということ、せっかくオンラインで開催するのだから海外からも参加できるようにしたいなど、多くの要件を提示し、複数のベンダーに提案していただくなかで、実績もあり、法定手続きを理解しており、当社のニーズに柔軟に対応してくれるブイキューブに依頼することになりました。たとえば、出席を登録制にするのもさまざまなやり方がありますが、QRコードからWebサイトに行って登録する方法のほかに、電話で出席を受け付けるというように工夫し、デジタル・デバイドの課題にも取り組みつつ、株主総会のDXを進めました。

結果的に、株主様からも、経営層からも好評で、コロナ収束後もバーチャル総会は継続するのではないかと考えています。当社は、保有している他の上場会社とのネットワークを活用して意見交換しながら、コロナ禍で一気に加速したバーチャル株主総会の課題を整理し、新たなチャレンジにつなげていきたいと考えています。

初めてのバーチャル株主総会の不安をブイキューブがサポート

株式会社資生堂
IR部　髙瀬 祐生子 氏

バーチャル株主総会の企画運営を進めるにあたり、書類の作成やブイキューブとのやりとりの窓口などを担当していました。バーチャル株主総会は初めてなので、進め方のプロセスについて「何にどれくらい時間がかかるのか」「当日の配信でネットワークに障害が起こったらどうするのか」など、不安なことが多々あったのですが、それらに対してリハーサルをきめ細かく実施するなど、ブイキューブに全面的にサポートしていただきました。

開催後のアンケートでは、「遠隔地に住んでいるので、これまで株主総会に参加したことがなかったが、オンラインで参加できてよかった。今後も続けてほしい」といった声もいただき、空間の制約を超えた新しい株主総会ができたと感じています。

株式会社資生堂様における「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」活用法

「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」を利用した参加型株主総会

資生堂は、2021年3月開催の株主総会を参加型のバーチャル総会にすることとし、前年6月から情報収集などの準備を開始。各社のバーチャル株主総会の情報を収集し、自社のビジネス要件を精査したうえで、リアル会場とオンライン参加型によるハイブリッド株主総会とした。株主IDと固有のパスワードによる認証や事前登録、英語配信などの要件を決め、これらの機能追加に柔軟に対応できるブイキューブの「バーチャル株主総会用配信プラットフォーム」を採用した。

資生堂の参加型ハイブリッド株主総会とは

1. 会場では通常の議事進行で株主総会を開催

現行法では、バーチャルのみの株主総会の開催は不可であるため、リアルな会場で株主総会を行い、会場では通常どおり議事を進行する。資生堂の株主は化粧品のファンで株主総会の出席を楽しみにされている方も多く、コロナ以前は出席者2,000名規模で開催されていた。

2. オンライン参加の株主は、事前登録のうえ視聴

オンラインで参加する株主は会社側から事前に通知されたIDと固有のパスワードを使い、事前登録。当日はPCやスマートフォンなどでオンライン会場に参加する。オンライン参加の株主は当日は質問や動議の提出はできないが、事前に質問を受け付け、事前の議決権行使方法について連絡することで、リアル会場に参加した人と同等の権利を行使することができる。2021年3月の株主総会では約430人のオンライン事前登録に対し、約75％が実際に参加した。

3. 英語でライブ配信することで、海外の株主も参加可能に

海外に株主の多い資生堂では、バーチャルで株主総会を開催するにあたり、英語での同時配信にも対応した。