ビデオ会議｜メリットやデメリット、企業の活用好事例3つ

リモートワークやビジネスのグローバル化によって、オンラインコミュニケーションのためのシステムを検討する会社が増えています。部署内のコミュニケーションや海外拠点とのミーティングなどのさまざまな利用シーンがあるなかで、どんな会議システムを何をポイントに選べばよいのかわからない……という方も多いようです。

「ビデオ会議」「テレビ会議」「Web会議」「オンライン会議」「遠隔会議」など、インターネット上で行われる会議のためのシステムを表現する幾つかの言葉がありますが、これらは「専用機器を会議室などに据え置きにして使うタイプ＝テレビ会議」と「ソフトウェアベースでパソコンやモバイルで利用できるタイプ＝Web会議」に大きく分かれています。

また、一般的に「ビデオ会議」はその両者を表すことが多いのですが、企業によっては「ビデオ会議＝テレビ会議」と位置付けているところもあります。

本記事では「ビデオ会議＝テレビ会議」として、業務内容やコストに合ったビデオ会議を導入するポイントを、事例と併せてご紹介します。

働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。

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• 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる

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1.ビデオ会議とWeb会議の違いとは

ビデオ会議、Web会議はいずれも遠隔地をオンラインで繋いで行う会議システムですが、以下のような特徴があります。

1-1 ビデオ会議：専用機器ベースの会議システム

• ビデオ会議を始めるために、カメラなどの専用機材を用意
• リモコンの簡単な操作で利用できることが多く、パソコン操作が苦手な人でも利用できる
• 1対1のミーティングよりも多人数 対 多人数の会議で使われることが多く、2拠点もしくは複数拠点の会議室を繋ぐ、画質のよいビデオ会議システムを使って役員同士の会議に使うといったケースに向いてる
• 専用機器を設置している場所で使うため、利用場所が制限されることがある

1-2 Web会議：ソフトウェアベースの会議システム

• 専用の機器は必要がなく、ソフトウェアがベースであり、日常的に使っているPCやタブレット端末、スマートフォンで利用可能
• 無料で使えるWeb会議システムや有料で機能がプラスされた製品も
• Web会議システムによっては、他の進捗管理システムやグループウェアと連携して使うことも可能
• 専用機器が不要であるため、利用する場所の自由度が高い

2.ビデオ会議導入のメリット

ビデオ会議を導入するメリットには以下のようなことがあります。

2-1. 短時間で効率よく円滑なコミュニケーションができる

電話で音声のみの会議よりも相手の会議室の雰囲気や顔が見えるので、より円滑なコミュニケーションが可能です。映像の解像度が高く、ネットワークの安定性も高いため、表情もはっきりと見えます。オンラインで資料を共有しながら会議を行うことも可能です。

2-2. 出張費などのコスト低減

移動の時間や旅費・宿泊費などがかからず、コスト削減に有効です。

例えば、東京や大阪にある本社と海外にある生産拠点が会議を開催する場合、Face to Face で行おうとすると、複数名の飛行機や宿泊先の手配が必要となり、航空運賃や宿泊費で少なくとも数十万円以上がかかります。手配する担当者の人件費が必要となる場合もあり、移動時間も準備まで含めると１日以上かかる場合もあります。

ビデオ会議を利用すれば、これらのコストをかけずに会議を行うことができます。

2-3.忙しい人同士のスケジュール調整に有効　

役員などの忙しい人達同士の会議はスケジュール調整も大変ですが、ビデオ会議(テレビ会議）なら空き時間にできるので、時間が有効に使えます。

また、災害が起こり、BCP（事業継続計画）について緊急のミーティングが必要な場合でも、複数拠点にいるキーパーソンがオンライン上でお互いの顔を見ながら、意見を交わすことができます。

3.オンプレミスとクラウド型のビデオ会議　システムの違いとは

ビデオ会議システムには、大きく分けてオンプレミスとクラウド型の2種類があります。低コストでビデオ会議システムを導入したい場合は、クラウド型がおすすめです。

3-1. オンプレミスのビデオ会議　システムとは

オンプレミスのビデオ会議　システムは、自社のネットワーク上にサーバーを構築し、そこにアクセスして会議を行うもので、プロキシの影響を受けない環境を構築できます。

自社のネットワークにサーバーを用意するため、初期の構築やメンテナンスにコストがかかりますがが、システムを自社環境に合わせてカスタマイズし、独自の機能を作りたいといった場合には、オンプレミスのほうが柔軟に対応できるという利点があります。

3-2. クラウド型のビデオ会議　システムとは

外部のクラウドサーバーを使い、ビデオ会議を行う方法です。

専用機器を設置する必要はありますが、サーバーを自社で用意しなくてもよいので、オンプレミスよりも簡単に導入できるというメリットがあります。会議の内容は、セキュリティ認証や暗号化などによって担保されています。

また、システムの管理やアップデートはサービス会社側で行うため、社内での管理コストもかかりません。　

4.ビデオ会議に必要な準備

ビデオ会議を始めるためには、以下のような専用の機器を準備する必要があります。

• ビデオ会議システム
• モニター
• マイクスピーカー
• カメラ

機器はスペックによって価格が変わってくるので、用途と予算、どのレベルを求めるのかを考えて、選択するようにしましょう。特に、ビデオ会議システムを何にするかによって大きくコストが変わります。

ビデオ会議システムはモニターと一体型になっているものもあります。

また、選択するビデオ会議システムによっては、多拠点で接続する場合に多拠点接続装置（MCU）が必要になります。

モニターは1台用意し、相手の顔と資料の両方を映すことが多いのですが、画面が小さくなるのを避けるために、２台横並びに設置して１台は相手を映す用に、もう１台は資料を映す用に使うこともあります。

マイクスピーカーには、複数名の声を上手に拾うためのノイズキャンセラーやエコー音を低減するためのノイズキャンセラー機能が付いています。会議室の広さや会議に参加する人数によって集音する音の範囲が変わってくるので、必要な性能を検討して選ぶようにしましょう。

カメラもマイクと同様に会議に参加する人数を想定して選びます。３〜５人程度であれば、視野角が広いカメラで全員が映るものがよいでしょう。

さらに大人数の場合は全員が一度に映るのが難しくなってくるため、映す場所を変えられたり、遠方の人の顔も映せるようズーム機能があるものを選ぶようにしましょう。

事前に資料や初期費用・運用コストを確認し、機器のデモンストレーションも行ったうえで決定しましょう。多くのビデオ会議システムは他社サービスとの互換性がありますが、まれに他のシステムと繋がらないこともありますので、互換性についても確認することをおすすめします。

5.低コストで導入できるクラウド型ビデオ会議　システム

初期コストを抑えて、ビデオ会議システムを導入したい場合には、クラウド型がおすすめです。クラウド型は自社でサーバーを設置しないため、その分、初期コストを抑えられます。

また、オンプレミスでテレビ会議システムの独自機能を開発する場合は開発費用もかかるほか、保守運用を自社で行うためのスタッフの人件費もしくは保守をアウトソーシングするためのコストが必要となります。

クラウド型はサーバー設置、開発費、サーバーの保守運用費が不要です。

クラウド型の初期投資は、専用機器、モニター、マイクスピーカー、カメラの購入もしくはレンタルの経費となり、初期費用を大幅に抑えることができます。

6.ビデオ会議の活用事例

※V-CUBE Boxは2021年12月をもって新規販売を終了しております。

ブイキューブでは、クラウド型のテレビ会議システム「V-CUBE Box」を提供しています。「V-CUBE Box」を導入し、業務の効率化を実現された事例をご紹介します。

6-1.メタウォーター株式会社

オンプレミスのテレビ会議システムのサポート切れを機に「V−CUBE Box」にリプレイス
自由度の高い会議の運用が可能に

“水”についての多様な設備や技術を提供しているメタウォーターでは、それまで活用していた既存のテレビ会議システムのサポート切れを機にリプレイス。役員会議や採用試験、健康診断後のカウンセリングなどにテレビ会議システムを活用されています。

「V-CUBE Box」と互換性のあるWeb会議システム「V−CUBEミーティング」と併用することで、「V-CUBE Box」を設置した会議室だけでなく、自席や出張先など場所にこだわらずに柔軟に会議を開催できるようになりました。

この事例のポイント

• 「V-CUBE Box」＋「V−CUBEミーティング」で、会議室だけでなく、出張先や自席からも会議に参加可能に
• 配属面接は、本社から最も近い拠点に変更し、移動にかかる時間やコストを大幅削減
• 健康診断後のカウンセラーによる面談率が、遠隔会議によって約80％から90％超にアップ

>> メタウォーター株式会社様　事例

6-2.株式会社東京スター銀行

全店舗にテレビ会議システムを導入
専門性の高いスタッフが、遠隔でお客様に合った最適な金融商品を提案

支店におけるより専門的なサービスを実現するため、テレビ会議システムを活用。全店舗に専門性の高いスタッフを配置するのが難しいという課題を、テレビ会議システムによるサービス提供で改善されています。

ローンや信託、相続、保険など幅広い商品を取り扱う金融機関では、お客様の状況に合わせた最適な提案のために、1人の担当者が全分野に精通しているのが理想ですが、分野も商品も多様であるため、すべての分野に精通したスタッフを各支店に配置するのが難しい状況です。

東京スター銀行では、テレビ会議システムでモニター越しに遠隔でお客様のご相談に対応することにより、これらの課題を解決しています。

この事例のポイント

• 専門知識を持つ人材が、遠隔でお客様の相談に対応
• 保険の相談会が遠隔で開催できるようになり、開催頻度がアップ
• 専門知識のある行員の話を一緒に聞くことで、各店のスタッフの知識が向上

>> 株式会社東京スター銀行様　事例

6-3.システージ株式会社

テレビ会議の常時接続による「空間共有」で2拠点が「同じ部屋にいる感覚」で業務を推進

北九州市に本社を置き、福岡県を中心にさまざまな企業へネットワークシステムソリューションを提供しているシステージは2018年4月、福岡市内にサテライトオフィスを設立。サテライトオフィスを設立した当初から、本社とサテライトオフィスを常時テレビ会議システムで繋ぎ、円滑なコミュニケーションに役立ています。

北九州市と福岡は車で60km離れており、車で１時間〜１時間半かかりますが、福岡市にサテライトオフィスを置くことで、移動時間や残業を減らしつつ、福岡市の顧客へのきめ細かな対応が可能になりました。120度の広画角カメラを使い、テレビ会議システムを通じて、本社とサテライトオフィスの空間を共有しています。

この事例のポイント

• テレビ会議で拠点間を常時接続し、コミュニケーションをスムーズに
• 離れたオフィスの様子がひと目で把握できる
• 自拠点から打ち合わせに参加することで、残業時間やコストを削減

>> システージ株式会社様　事例

まとめ｜クラウド型テレビ会議システムなら、低コストで大人数 対 大人数の遠隔会議ができる

Web会議システムとビデオ会議　システムは、利用シーンや目的に合わせて使い分けることで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。

大人数が参加する会議を遠隔で行う場合は、ビデオ会議　システムを利用しましょう。

ビデオ会議　システムを低コストで導入するには、クラウド型がおすすめです。最大の参加人数や利用イメージなどを明確にしたうえで、自社に合った機能を持つビデオ会議　システムや周辺機器を選ぶようにしましょう。

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