スマートフォン・タブレットでもWeb会議～活用するメリットとは？

2013.09.26

インターネットが使える環境であれば、いつでも手軽に社内外のコミュニケーションができるWeb会議は、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも利用できることをご存知でしょうか？今回はその活用シーンをご紹介します。

まず、パソコンからWeb会議を利用する場合にはブラウザ、Webカメラ、ヘッドセットを使用しますが、スマートフォンやタブレットから利用する場合には、iTunes App Store や Google Play から専用アプリをダウンロードし、スマートフォンやタブレットのマイクやカメラを使用します。専用アプリは必要なID、パスワードを一度登録すればすぐに起動してWeb会議に参加できるため、面倒な手間はいりません。インターフェイスはスマートフォンやタブレットで使いやすいように最適化されており、小さい画面でも使いにくいと感じることはないでしょう。

そして、スマートフォンやタブレットでWeb会議を利用するメリットは大きく分けて「社内会議の効率アップ」と「業務サポートの拡充」の2点が挙げられます。

社内会議の効率アップ―外出中でもその場でWeb会議に参加

たとえば、外出中で会社に戻れないような場合でも、待ち時間など空いた時間を活用して社内にいる社員とちょっとした打合せをしたり、社内会議に参加したりすることができます。スマートフォンやタブレットであれば、パソコンを開けないような場所や状況においてもWeb会議を利用できるので便利です。また、人通りが多く騒音が気になる場所であれば、発言する時だけマイクをONにすることで、会議に余計なノイズが入る心配はありません。
また、会議の主催者にとっても参加者の在席時間を基にした面倒なスケジュール調整をする手間が省け、必要なときに速やかに会議を行えます。

業務サポートの拡充―端末のカメラを活用すれば外出先のスタッフ支援も

次に、業務サポートの拡充について例を見てみましょう。

最近のスマートフォンやタブレット端末はカメラ性能が向上し、Web会議でもデジタルカメラで撮影したような高精彩な画像を共有することが可能になりました。これにより、外出先のスタッフが現場の模様をWeb会議で共有することで、オフィスなど遠隔にいる別の社員やスタッフがその業務を支援することが可能です。

たとえば、工場や建築現場など技術面で専門的な知識を必要とする現場のサポートにWeb会議を活用すれば、機械や現場の状況を画像が映像で確認したオフィスのエンジニアから必要な対応をリアルタイムに確認することが可能に。また、医療や介護など訪問サポートを行うスタッフが、Web会議を利用しながらスマートフォンやタブレットで撮影した画像を病院や施設にいる医療スタッフに共有することで、専門的な知識や経験に基づいた的確なアドバイスやフォローを得ることもできます。

このように、Web会議はパソコンだけでなくスマートフォン、タブレットと一緒に活用することで、社員やスタッフの外出時間を有効活用したり、充実した業務の遠隔サポートを行ったりすることができるのです。