3つの“なし”で手軽に業務効率をアップ ～ Web会議の利用シーンは業種を問わず拡大

「専用機器が必要ない」

Web会議は、まず専用の機材を必要としません。インターネットに繋がったパソコン、スマートフォン、タブレットがあれば、誰でもすぐに利用することができます。Web会議のメリットを最大限活かすためには「Webカメラ」「ヘッドセット」があればベストですが、用意できない環境でも音声だけで参加したり、オブザーバーとして参加してコミュニケーションの模様をキャッチアップすることもできます。Web会議は使用する機器やOS環境を問わず、誰でも利用できるサービスなのです。

「専用ソフトが必要ない」

パソコンで何か新しいサービスを使おうとすると、専用ソフトの導入や設定が必要になる場合が多く、パソコンなどの使いこなしに自信がない人にとっては敷居が高いイメージを持たれがちですが、Web会議では専用ソフトの導入やパソコンの設定はまったく必要ありません。ブラウザでWeb会議にアクセスすれば、必要な環境はすべてブラウザ上に表示され、設定不要ですぐに利用することができます。たとえば、販売店などで本部が各店舗に配備しているパソコンでWeb会議をする場合などでも、各店舗のスタッフはデジタルリテラシーに関係なくすぐにWeb会議に参加することができます。

「専用の場所が必要ない」

一般的にテレビ会議は専用の機材を用意して会議室など社内の特定の場所で行うものですが、Web会議はインターネットにつながった環境であればどこでも利用できるので、専用の場所を必要としません。例えば、オフィスにいることが少ない営業担当者やサポート担当者を社内会議に加えたい、社外の業者とちょっとした打ち合わせがしたい、小売店や飲食店であれば本部と各店舗で情報共有がしたい、といった場面で、Web会議の高い機動力が発揮され、コミュニケーション効率を向上させることができるのです。

このように、「専用機材」「ソフトの導入・設定」「専用の場所」を必要としないWeb会議は、業種業態や利用シーン、利用者のデジタルリテラシーに関係なく、社内外のコミュニケーションを密にすることで業務効率の向上に貢献します。

例えば、ある製造業を営む中小企業では、国内の顧客と中国の自社工場をWeb会議で繋いで依頼した製品の詳細などについて綿密に打ち合わせを実施し、より顧客満足度の高い製品づくりができたほか、日本の本社と中国の自社工場の間での会議の頻度が増えたことで社内の一体感やコミュニケーションが向上し、業務の生産性向上に繋がっているのだそうです。また、消費生活センターやハローワークなどでは、相談者の対応にタブレットとWeb会議を活用。インターフェイスがシンプルで使いやすい点や素早く問い合わせ対応できる点などが好評で、行政サービスへの導入も今後は拡大していく見込みです。

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