【5分で理解】テレワークの課題を解決するには？必要な施策やツールを解説
2020.07.29
生産性の向上・多様な人材確保など、これからの時代に必須となるメリットを享受できるテレワーク。
その一方で、テレワークには「導入の障壁」とも言うべき、さまざまな課題があります。
実際にテレワークの導入を検討しようと思いながらも、コスト面や制度の刷新、またコミュニケーション不足への不安感から、導入を迷っている方も多いのではないでしょうか。
しかし、テレワークで起こり得る課題は、ICTツールの効果的な活用や社内ルールの策定など、正しい施策を打つことによって解決可能です。
そこで、本記事ではテレワークの課題を丁寧に整理するとともに、それらの解決策、またテレワーク導入に成功した企業事例まで紹介していきます。
働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。
- 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
- 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
- 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる
自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。
実際に「自社のテレワークに課題がある」企業は多い
さまざまな調査やニュースでも叫ばれていることですが、テレワークの運用に何らかの課題を感じている企業は実際に多く存在します。
現在、テレワークの導入率は年々上昇しており、新型感染症の蔓延を受けて2020年4月に発表された緊急事態宣言によってさらに需要も鰻登りになりましたが、その緊急性も寄与し、テレワークの課題が今までよりも浮き彫りになっているといえます。
総務省が2020年6月に発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」を見てみましょう。全国のテレワーク実施者のうち、「テレワークに課題を感じていない」とする層が5.3%のみであり、それ以外の全ての人が何らかの課題を抱えていることが分かります。
出典：総務省「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」
具体的には、上から順に「社内の打合せや意思決定の仕⽅の改善（44.2%）」「書類のやりとりを電⼦化、ペーパーレス化（42.3%）」「社内システムへのアクセス改善（37.0%）」となっています。
ここから解釈できることは、主に
- 社内コミュニケーションがスムーズでないこと
- 今までのワークフローが円滑に回っていないこと
- ICTツール活用の不十分によって、円滑に運用できていないこと
の3つが課題の軸にあることではないでしょうか。
多くの企業にとって、何の支障もない円滑なテレワークの運用には、まだまだ課題が残っているようです。
新型感染症の蔓延、及びテレワークの全国的な普及によって、働き方の常識は大きく変わりつつあります。
弊社ブイキューブの資料「アフターコロナにおける企業のテレワーク」では、コロナ禍を受けてテレワークを導入した企業の好事例や、企業担当者なら知っておきたいテレワークのポイントを詳しく解説しています。本資料のダウンロードは下記から無料で行えますので、合わせてご覧ください。
テレワークが抱える課題とは？
総務省の調査から解釈すると、企業のテレワーク導入課題は、主に
- 社内コミュニケーションがスムーズでないこと
- 今までのワークフローが円滑に回っていないこと
- ICTツール活用の不十分によって、円滑に運用できていないこと
の3つと考えられます。
そのほか「オフィス外で働く」というテレワークの特性も踏まえて再度考慮すると、具体的にテレワークが抱えている問題、またその解決策は以下の表のようにまとめられます。
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課題 |
解決策 |
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1.コミュニケーションがとりづらく、生産性が低下しやすい |
Web会議システムやビジネスチャットツールなど、コミュニケーションツールの積極的な活用 |
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2.書類への押印などのペーパー業務でワークフローが阻害される |
電子契約システムの導入やペーパーレス化によって、電子上の作業でも締結できるようにする |
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3.適正な労務管理がしづらい |
パソコンへのログイン状況を確認するツールや、就業時間を管理できる勤怠管理システムの導入 |
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4.情報漏えいなどに対する十分なセキュリティ対策が必要 |
社員のパソコンへの覗き見防止シート配布、セキュリティソフトの導入、VPN接続の強化 |
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5.テレワークが対応できない職種がある |
組織内で不公平感を持たせないような意識改革 |
この章では、上記5つのことについて解説します。
1.コミュニケーションがとりづらく、生産性が低下しやすい
テレワークの主な問題のひとつは、温度感のある密なコミュニケーションが取りづらいことによって、生産性が低下しやすいことでしょう。
対面では軽い挨拶や雑談が行えるため、コミュニケーションロスは問題にはなりません。しかしテレワークでは、基本的に一人で仕事をするのがメインです。
▼解決策
そこで、Web会議システムやビジネスチャットツールの活用によって、活発な連絡を取り合いながら業務を行っていくことが得策です。
Web会議システムは、相手の顔を見ながらまるで実際に会っているような臨場感のあるコミュニケーションをすることができます。会議や打ち合わせだけに用途を絞るのではなく、例えば勤務時間はテレワーカー同士でWeb会議システムを使いながら空間共有する、という使い方もテレワークの「見えない不安」の解消に繋がるでしょう。
また、ビジネスチャットツールでは絵文字・ステッカーといったカジュアルな機能を使えるツールも多いため、メールよりも堅苦しくなりません。宛先や「お疲れ様です」といったメールの定型文を打つ必要がないので、気軽な雑談も行うことができ、結果的に対面と変わらない生産性を維持しながら仕事に打ち込めます。
「テレワークに必要なICTツール完全比較ガイド」は、テレワークに使える多くのICTツールをニーズ別で徹底比較した資料になっています。自社のツール選びを検討する際には是非参考にしてみてください。本資料のダウンロードは、どなたでも無料で行えます。
2.書類への押印などのペーパー業務でワークフローが阻害される
「はんこ文化」が根強い日本では、テレワークをしていても「書類に押印するために出社しなければならない」というケースも後を絶ちません。
テレワークには移動コストの削減といったメリットがあるにもかかわらず、一ヶ月に何度も押印のためだけにオフィスへ行くのはテレワークの効果が発揮できない、と言っても過言ではないでしょう。
▼解決策
テレワークの効果を最大限に発揮するためにも、資料のPDF化（ペーパーレス化）や電子契約ツールの導入は欠かせません。
近年ではさまざまなオンラインサービスが普及しており、わざわざ「紙と印鑑」という形態だけでなくとも、「電子契約」という形でインターネット上で契約書類を作成することも可能です。
まず電子契約の概要や法務への確認、またツールの選定など、一定の工数がかかりますが、一度導入してしまえば業務効率が上がることは間違いないでしょう。
3.適正な労務管理がしづらい
マネジメント層や労務担当者からすれば、「従業員がサボりをしていないか」「テレワークでは勤務時間が適切に管理できないのでは」といった悩みはつきものです。
確かに、テレワークでは従業員が働いている姿を直接確認できません。仕事ぶりが目に見えないのも人事評価にかかわるでしょう。そういった意味で、テレワークでは適正な労務管理を行いにくい、という面があるといえます。
▼解決策
テレワークでも適正に従業員の労務管理を行うためには、従業員が打刻をすれば自動で勤務時間を管理、また休暇申請もツール上で行える「勤怠管理システム」の導入が必須です。さらに、従業員が勤務していることを把握するために、パソコンへのログイン状況を確認するツールを導入するのも良いかもしれません。
他の対策としては「そもそもの人事評価制度を変える」、つまり「人事評価を勤務日数ベースにするのではなく、成果物ベースにする」という方法もあります。
勤務日数から「どれほど業務を達成できたか」に評価の観点を切り替えることで、業務遂行意識が高まりサボりを防ぐことができ、さらに従業員の業務に対するモチベーションアップにも繋がるといえます。
4.情報漏えいなどに対する十分なセキュリティ対策が必要
情報セキュリティへの課題は、テレワークにおける最大のデメリットとしてもよく話題に昇ります。
テレワークは場所を問わない働き方です。カフェやコワーキングスペースなど、公共の場所で仕事をする人も多いでしょう。そのため、従業員の不注意による盗難で機密情報を紛失してしまう事件も各地で発生しており、パソコンを外部に持ち出すことの危険性も十二分に指摘されています。
万が一、顧客や企業機密などの情報漏えいが発生した場合、自社の損害はもちろん、社会的な信頼を失うことさえ有り得ます。
そのため、充分な対策が必要といえるでしょう。
▼解決策
まずは難しく考えずに、従業員のパソコンに導入するセキュリティ対策ソフトの用意や、悪質な第三者からの覗き見を防ぐパソコン画面の「覗き見防止フィルム」の配布など、手の届く範囲から対策を行うことが不可欠です。
また、
公共の無料Wi-Fiには盗聴の恐れがあるため接続をしない
社内のUSBを持ち出す際にはパスワード設定を行う
実際に被害を想定したレポートライン、対応方法を決めておく
などの施策も考えられます。いずれにしても、最も重要なのは「従業員一人ひとりが情報管理への危機意識を持つ」ことです。
テレワークナビ関連記事「テレワークにはセキュリティ対策が必須！とるべき7つの施策とツールを解説」ではさらに詳しく企業が行うべきテレワークのセキュリティ対策について解説しているので、合わせてご覧ください。
5.テレワークで対応できない職種がある
総務省の調査でも、「テレワークできない⼜は合わない職種である （34.6%）」という項目はテレワークにおける課題の中で大きな割合を占めていました。
接客業や漁業・林業・運送業など現場勤務の多い職種では、確かにテレワークの実施は難しいと言わざるを得ないでしょう。
▼解決策
テレワークは、必ずしも全社一斉に導入する必要はありません。導入のしやすい事務職・営業職・研究職や育児・介護中の従業員などに対象を絞ったり、あるいは部署単位でなくとも業務単位で区切ってテレワークを実施したりなど、ある程度工夫を行うことが可能です。
ただし、オフィスワーカーの間に「不公平感」が生まれることも考えられます。「あの部署（人）は在宅勤務なのに、なぜ自分は……」という具合です。
そのため、何よりも最優先するべきは、「何のために自社でテレワークを実施するのか」という目的を明確にし、社内の意識改革を行うことです。最初は難しいかもしれませんが、導入目的の明確化とともにそれを周知することで、従業員の理解も得やすくなるでしょう。
反対に、テレワークにはさまざまなメリットもあります。詳しく知りたい方は、関連記事「テレワークがもたらす効果とは？企業の取り組み事例を交えて解説」も合わせてご覧ください。
テレワークの課題を解決するICTツール
今まで述べたようなテレワークの課題は、Web会議システムをはじめとしたICTツールの上手な活用によって解決させることが可能です。
以下ではテレワークの導入に必須ともいえる、4つのICTツールについて紹介します。
Web会議システム
テレワーカーと会議や打ち合わせを行う際、まず必要になるのはWeb会議システムでしょう。Web会議システムは、インターネット上で相手と顔を合わせ、臨場感のあるコミュニケーションを行えるツールのことです。
Web会議システムを使うことによって遠隔でも対面と変わらないコミュニケーションを可能にするため、もはや最も必須なツールと言っても良いかもしれません。また会議や打ち合わせに限らず、お互いの勤務空間を繋ぐ空間共有やオンライン商談など、さまざまなビジネスシーンに有用です。
Web会議システムなら、国内シェア13年連続1位*の「V-CUBE ミーティング」の導入を
弊社の製品「V-CUBE ミーティング」は、Web会議システム国内シェア13年連続1位を誇る安心と信頼のツールです。
招待URLのワンクリックで会議に参加でき、また高画質・高音質であるため、無料のツールでは起こりやすいWeb会議にありがちなコミュニケーションのストレスも最小限にできます。ブラウザ対応・24時間サポート・リアルタイムの他言語翻訳など豊富な機能があるので、比較的どなたでも使いやすいでしょう。
また、強固なセキュリティ性を持つツールであることを示す「ASP/SaaS情報開示制度」に認定されているため、情報セキュリティの保護に関しても高い信頼を置けます。
2020年7月現在、ベンチャー企業から官公庁、大企業など企業規模や業種を問わず、国内5000社以上の企業で採用されています。
*株式会社シード・プランニング「2020 ビデオ会議/Web会議の最新市場とビデオコミュニケーション機器・サービス動向」より
「ブイキューブ導入事例」では、V-CUBE ミーティングを含めたさまざまなICTツールの活用で何らかの課題を解決、また事業を成功させた事例が豊富に掲載されています。中小企業から大企業まで多種多様な企業の好事例があるため、貴社への大きな導入ヒントにもなるでしょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムには、「勤務時間の記録ができる」「従業員の作業状況が分かる」「休暇申請・工数管理などが行える」といった、テレワークでは煩瑣な労務管理を一括自動でできる機能が備わっています。
クラウドの勤怠管理システムを使うことによって、従業員の長時間労働や、労働時間を正確に把握することが可能です。ツールを選ぶ際には、自社に合ったものを比較・検討し、選ぶようにしましょう。
おすすめの勤怠管理システムや管理のポイントなど、詳しくはテレワークナビ関連記事「テレワークで従業員の勤怠管理をするには？管理のポイント、おすすめツールなどを紹介」で徹底的に解説しているので、合わせてご覧ください。
ビジネスチャットツール
実際に会話しているかのようなカジュアルなやり取りを可能にするビジネスチャットツールは、テレワークで希薄になりがちなコミュニケーションを活性化するには必要不可欠です。
メッセージに対して絵文字やステッカーなどといったリアクションでレスポンスをすることで、上司や部下の間柄でも気軽な報連相が可能になるでしょう。
ビジネスチャットツールについては、テレワークナビ関連記事「ビジネスチャットツールを導入するメリットとは？おすすめの5つのツールをご紹介」で詳しく紹介しているので、合わせてご覧ください。
グループウェア
グループウェアとは、複数人のチームでの業務を効率化するツールです。グループウェアにはメールやスケジュール管理、ワークフロー、ファイル共有などの機能があります。活用すれば社内の情報共有や業務連絡など、さまざまなコミュニケーションがスムーズになるでしょう。
詳しくはテレワークナビ関連記事「社内導入でスケジュール共有を効率化！おすすめツール5選」で詳しく解説しているので、こちらも合わせてご覧ください。
テレワークの課題を解決し、導入に成功した企業事例2選
最後に、総務省が毎年行っている「テレワーク先駆者百選 取り組み事例」の令和元年度版から、テレワークの課題を解決しながら導入に成功した企業事例を2つ紹介します。
ぜひ、自社の導入ヒントにも役立ててみてください。
社員からの課題・提案をヒアリングしながら、都度最適なテレワークを実施し、社員満足度9割を達成
出典：株式会社お金の家庭教師
株式会社お金の家庭教師では、社員の第一子妊娠をきっかけに2009年にテレワークを実施し、2019年時点で役員含め57名の社員全員がテレワークを行っているといいます。
業務遂行においての従業員からの課題・提案を受け、その都度最適なITツールを導入することで、日々の業務改善に直結。さらにリモートで毎月実施される上長面談では、テレワーク勤務における悩みや課題などを従業員からヒアリングし、コミュニケーション不足の解消にも努めているそうです。
その結果、妊娠・育児・介護など時間の制約がある人でも働ける環境が整ったことで、1ヶ月で平均90人以上もの応募が殺到。従業員第一の施策がテレワーク成功に導いた事例、といえるでしょう。
段的なテレワーク導入を行い、ICTツールの活用により労務管理・情報管理を徹底。生産性向上にも成功
株式会社オリエントコーポレーションでは、従来より営業推進部門の従業員にiPadやスマートフォンの貸与を行い、2017年6月からさらなる生産性の向上やワークライフバランスの充実を目指し、テレワークの試用を開始しました。
情報セキュリティの強化のため、本人認証システム「テレワークサポーター」の導入を図り第三者の不正利用を防止。適切な労務管理もこのシステムの活用で出来ている、といいます。また、テレワークの際は原則として残業を禁止にすることで、業務達成意識への向上につながり、結果的に生産性も向上したそうです。
同社では、ブイキューブの製品もテレワークでのチームワーク向上に貢献。2019年7月からはテレワークの正式運用を開始し、試用から2年ほどのスパンを挟んでいますが、段階的、また計画的に運用しながらテレワークを成功させた実例といえるでしょう。
者はオフィス勤務者と同じようにテレワーカーの業務状況を把握することできます。そのため、適切に人事評価を行えるでしょう。
また、就業者側も自分の仕事ぶりを見てもらえるため、人事評価に対する不安を解消できるはずです。
まとめ｜テレワークの課題は、ICTツールの活用で解決可能
テレワークで発生してしまうさまざまな課題は、今まで説明したようなICTツールの導入・活用によって解決することが可能です。
ICTツールの中には無料トライアルを実施しているツールも多いため、自社での比較・検討をする際には、テレワーク導入後のシミュレーションも兼ねて活用してみましょう。
また、ブイキューブではテレワークの相談窓口も設けています。テレワーク導入にお悩みの企業担当者の方は、ぜひご活用ください。
働き方の実践！「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」
働き方改革が始まり、「何から手をつければ良いかがわからない……」そうお困りの企業担当者さまも多いことでしょう。そのような課題解決の一手として導入を検討していきたいのが、テレワークです。
テレワークの導入には以下のようなメリットがあります。
- 災害や感染症の蔓延時にも通常と同じように業務を継続できる
- 通勤や移動の時間を有効活用し、大幅なコスト削減につながる
- 地方や海外にいる優秀な人材をスムーズに確保できる
自社の働き方改革を成功させるため、ぜひ「ゼロから学べるテレワーク導入完全ガイド」をご参考ください。資料は無料です。
