V-CUBE ミーティング導入前は、どのようなかたちで会議を実施されていたのでしょうか。

当社は、地域のメディカル・ライフサポーターとして皆様の暮らしに貢献するために、全社員が理念を共有することが大切と考えています。そのために、全社員が一堂に会する全体会議や研修を重要なものと考えてきました。

設立当初は拠点数、従業員数ともに少なかったので、実際に部屋に集まる会議が可能でした。本社を置く大阪に地方から集まってもらったり、逆に大阪から別拠点に出向いたりして会議を開催していたのです。

その後、全国への拠点展開に伴い、会議手段を再検討しました。拠点が増えても全社での会議を行えるよう、2010年8月頃にテレビ会議システムを導入、全体会議はテレビ会議システムを使い、全拠点を結んで開催しました。また、個別の打ち合せについても、テレビ会議にできるものは移行し、導入当初は実際に集まっての会議が減少し、効率よく利用することができたのです。

ただ、当社が積極的に拠点展開を図っていく中で、テレビ会議システムの料金体系が当社の実情と合わなくなってきたのです。

どのような課題が持ち上ったのでしょうか。

以前に導入していたテレビ会議システムでは、１対１で会議を行う場合は月額利用料に含まれるのですが、全体会議のように１対 "多拠点" で行う際には、１拠点あたりいくらという追加課金が発生するため、１対多拠点で行う会議は全体会議のみとし、それ以外の会議は１対１で行うよう運用のルール決めをしていました。その便利なシステムを活用し、役員会や部長会議などをテレビ会議システムで行った結果、毎月20万円程度の追加課金が発生するようになり、コスト削減との兼ね合いから、テレビ会議システムそのものが使いにくくなってしまったのです。 さらに、新規に拠点を増やす度に発生する導入初期費用も１拠点20万円程度が必要であり、積極的な拠点展開を進めている当社にとっては、出店コストの上昇につながる課題となってきたのです。

一方で、会議の開催予約は、私たち総務部が取りまとめを一括して行っており、全社のテレビ会議の予定を把握・管理・調整する業務を新たに行わなければなりませんでした。業務上、それぞれの会議は予定時間に終了しない場合もあり、その際は、会議時間の延長をシステムで申請しなければならないのですが、会議が終了するまで総務部は、会議に張り付いて状況を把握しなければなりません。会議によっては、会議中に気軽に延長か否かを尋ねられない種類の会議もあり、気遣いから本来不必要な延長申請を行い、結果として無駄を増やす要因になっていました。 そこで見直しが必要と判断し、システムへのリプレイスを検討しました。

V-CUBE ミーティングを導入されたきっかけをお教えください。

そんな折りに取引先から紹介されたのがV-CUBE ミーティングでした。他のWeb会議やテレビ会議システムとも比較し、自社内で検討を重ねた結果、V-CUBE ミーティングとV-CUBE セミナーの導入を決めました。

導入の理由は、下記の通りです。

• ランニングコストが一定になり、何時間使用しても月額料金が変わらないこと
• 拠点を増やす毎に、追加で初期費用がかからないこと
• 24時間対応のサポート体制、以前使用していたテレビ会議システムが採っていたサポート体制と同等以上の体制があること