インタビュー

導入背景

ハザマでは、各地の拠点から本店に集まって行う会議などで出張が発生していた。出張にかかる時間的ロスや経費削減を図るため、情報システム室でテレビ会議の検討を開始した。

先ず、専用端末を使うテレビ会議やインターネットを利用したウェブテレビ会議を比較した結果、nice to meet you ミーティングが、インターネットに接続できるパソコンにカメラおよびマイクスピーカーを接続するだけで利用ができ、課金体系やユーザーIDの管理などが「一番やりやすい仕組み」と判断し、試験導入することに決めた。

ハザマ（株式会社間組）　経営企画本部 企画部　情報システム室　課長　宮田康弘氏

選択のポイント

• WEB上の貸し会議室制で、ユーザーID管理や課金形態が簡単であったこと
• 試験導入するにも、手頃な値段であったこと
  （利用料は79,900円（スタンダードプラン）で、九州などの遠方支店から2名が本店に出張した場合の1回の出張旅費でペイし、カメラやマイクスピーカ※の初期導入費用も出張1回分程度であり、ウェブテレビ会議の利用が増えれば増えるほどコストパフォーマンスが高くなる。）
  ※各拠点でウェブカメラLogicoolQVP-30SVと、エコーキャンセラーマイクスピーカYAMAHA PJP-25URを使用中

携帯電話からもWEBテレビ会議に参加でき、携帯電話のカメラ（携帯電話のカメラの品質に依存するため、あまり鮮明ではないが）で現場の状況を画像で確認することができたり、地震などの災害対応において、現地の状況を対策本部で把握できるといった利用方法も考えられ、nice to meet youに付加されている機能をうまく利用することで今までと異なるサービスや業務のやり方を生み出せる可能性がある。

導入効果

ウェブテレビ会議での会議運用を模索した過程で、「会議の仕方」から見直すことができたという。会議参加者を紹介する、相手の意見に関して相槌などを入れることでお互いの意思を画面で確認できる、進行内容を会議の冒頭に出席者全員で確認するなどの事項を実践することで、ウェブテレビ会議の導入が実際の会議のやり方についても見直しを行うきっかけにもなった。

また、経費削減については、3ヶ月の試行期間中に9回の会議をおこない、90万円程度の出張旅費削減という実績を上げている。導入後も国内の支店だけでなく、海外の各事業所との打ち合わせに利用し、ハザマが進出している開発途上国など通信環境が十分に整備されていない地域でも利用できることが確認できている。物理的な距離を埋めることのできるコミュニケーションツールとして土木事業本部および建築事業本部を中心に活用が広がってきている。

お客様の声

「経費削減もnice to meet you ミーティング導入の目的のひとつでしたが、何より、コミュニケーションをもっと充実させたい、という思いがありました。

すべての会議をウェブテレビ会議に変更するという考えは全くなく、人が集まり顔を合わせて同じ空間を共有して話合う機会は必要です。ウェブテレビ会議は出張にかかる手間や時間的制約を軽減でき、気軽に打ち合わせができるツールとして活用することでコミュニケーションが活発になり、それが会社の活力につながっていくことを期待しております。

現在は、ウェブテレビ会議を主に本店と支店の打ち合わせに利用していますが、支店同士の打ち合わせにも使ってみたい。ウェブテレビ会議が社内に浸透してきているので、この動きをいっそう拡大していきたいですね」

今後の展望

「１拠点対１拠点で利用する場合が多いので、議論するような会議ではなく意思確認をするような会議に向いており、無駄な会話が減って会議時間短縮にも効果があるのかな、と思います。
ウェブテレビ会議を利用する会議の幅を増やすのと同時に、海外との打ち合わせや、国内支店間の打ち合わせでも、もっと使う機会を増やしていきたいと思います」

※本事例は2008年8月に取材した内容を基に作成・掲載しております。