ヤマハ株式会社 様

日本を代表する楽器メーカーであるヤマハ。サウンドテクノロジー開発センター ネットビジネスグループは、120年を超える歴史を持つヤマハが培ってきた技術をインターネットと結びつけ、ネットを利用して提供できるサービスとしてアウトプットしていく役割を担っている。しかしグループメンバーは、東京・渋谷と静岡県磐田市の豊岡工場に分かれて業務を行っているため、かねてからグループ内の会議や情報共有、コミュニケーションをどうしてゆくかが課題となっていた。

例えば会議に参加するために東京から豊岡工場へ移動すると、新幹線→電車→タクシーの順に乗り換えて片道約1万円、時間は約3時間かかる。移動にかかるコスト、時間の負担は大きく、よほど重要な会議でなければ行けないという状況だった。

そのため日頃の業務報告や進捗報告などは、テキストの週報を送って済ませてきたが、やはり、情報を伝えきれなかったり、読まれなかったりなど、グループ内の情報共有方法としては足りなかった。そこで東京 – 静岡間をつなぐため、Web会議サービスの利用が検討された。

ヤマハ株式会社サウンドテクノロジー開発センター ネットビジネスグループ主任の伊藤敦子氏は｢第一に、コスト削減効果です。定例会1回で、『nice to meet youミーティング』の月額利用料を上回るコストが削減できます｣と語る。

約1年前の導入と同時に、週１の定例会、プロジェクトごとの開発会議、取引先との打ち合わせなどに使い始めた。例えば定例会では、移動費約2万円×人数分と、人数×往復6時間の移動時間が削減できる。

また、1月18日の午前10時から1時間行われた定例会のエコメーターを見ると、渋谷駅 – 遠州小林駅間の設定で、CO2が9.69kg、交通費16120円、往復移動時間5時間16分の削減になったと記録されている。

日々の業務に与える影響についても、伊藤氏は「週に1回とか2回とか、定期的に遠く離れている同僚とコミュニケーションをとる習慣がついただけでも、会社にとって大きなメリット」と分析する。｢簡単にコミュニケーションがとれると、すぐに何でも相談できる。反対に誰が何をやっているのか分からないと、チャンスを逃す。言われてから動くのと、心の準備が出来ているのでは、動きが全然違います」と話し、「グループ全体の動きが把握でき、業務が円滑に動くようになりました。お互いの目を見て会議をする効果が出ています」と評価する。

特筆すべきは、ヤマハ製PJP(プロジェクトフォン)との連携。もともと『nice to meet you』はPJPなどにヤマハ製品を推奨しているが、渋谷と豊岡工場の会議室には、『nice to meet you』のみがインストールされたパソコンが同社のPJP-300V(同社製品HP http://www.yamaha.co.jp/projectphone/products/300v/index.html )と、オプション販売もされている専用スタンドST-300(http://www.yamaha.co.jp/projectphone/products/300v/index-4.html )に、モニターとともに組み込まれ、設置されている。

このPJP-300Vは、プロジェクトフォンにマイク16個とスピーカー14個、カメラ3個を搭載。本体上部に並んで配列されたマイクは話者の位置を自動的に判別し、3個のカメラを切り替えて話者の位置方向を瞬時に映し出すなど、会議をスムーズに進めるための機能を満載している。

伊藤氏は｢スイッチ１つで会議が始められます。このシステムは本当に使いやすく、『nice to meet you』導入を検討されている方には、一緒にお勧めしたい」と推奨する。