Web会議・テレビ会議などのクラウドサービスはV-CUBE

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アデコ株式会社 様

半年間、実際に使ってみてWeb会議システムのポイントは使い勝手だとわかりました。

離れた拠点で同じ業務に携わる社員同士がより親密になれるよう、使い勝手に優れたV-CUBE ミーティングへとシステムをリプレースしました。

アデコ株式会社様

スイスに本社を置く総合人材サービス企業アデコグループの日本法人。アデコグループは、"better work, better life"(よりよい仕事を通して、充実した人生の実現を)というモットーを掲げ、60を超える国と地域に5,500以上の拠点を展開し、一日に70万人の登録スタッフとクライアントを結んでいます。さまざまな雇用形態のあらゆる業種・職種でサービスを展開するだけでなく、人材に関する多様な課題を解決し、人的資源の最適化や業務の効率化を実現するための最適なソリューションを提供。同社スペシャルカスタマー第2支社は、大手通信系グループ企業のカスタマーサポート業務を請け負っています。(本社所在地:東京都港区)。

用途
  • 東京・埼玉・名古屋・大坂の拠点間を接続した定例営業会議
  • 新入社員研修のフォローとして実施する面談
  • 採用時の最終支社長面接
選定した要件
  • ログインや資料アップロードなど、使い勝手の良さ
  • 既存のWeb会議用機器をそのまま利用可能
  • 市場シェアが高いので安心
  • ハイクオリティ画像での通信が可能
評価
  • 担当者同士のコミュニケーションが活性化
  • 個人に紐づけられたID/パスワード管理からの解放

インタビュー

アデコ株式会社様

アデコ株式会社のスペシャルカスタマー第2支社では、V-CUBE ミーティングを利用しています。同社 特別法人営業本部 スペシャルカスタマー営業部 スペシャルカスタマー第2支社 支社長 加治屋 健介氏に、導入の狙いと効果について詳しく聞きました。

東京、埼玉、名古屋、大阪を結び、定例営業会議をはじめ、新人研修のフォローや採用の最終面接などに活用

どのようにV-CUBE ミーティングを利用していますか。

スペシャルカスタマー第2支社では、大手通信系グループ企業のカスタマーサポート業務を請け負っており、東京2カ所、埼玉1カ所、名古屋3カ所、大阪2カ所に計8か所の事務所を設けています。

V-CUBE ミーティングは、拠点間での打ち合わせなど、ほぼ毎日利用しています。主な業務は次のとおりです。

定例の営業会議

V-CUBE ミーティングを使い月1回のペースで各拠点を結んで開催しています。拠点ごとの参加者は多くて5~6人になります。営業会議のように大人数が参加する場合には、プロジェクターでPCの画面を映し出すこともあります。

新入社員研修のフォローとして面談を実施

入社時の研修は東京に集まり集合形式で実施していますが、研修を終了して各拠点に配属された後、トレーナーが各現場の様子を聞いたり、相談を受けたりするときに利用しています。

採用時の最終面接

各拠点で採用する人員に関して、支社長として私自身が最終面接を行います。大坂や名古屋の場合は、V-CUBE ミーティングを利用して面接をしています。

 

離れた拠点で業務に携わる社員同士のつながりを強めるためには、顔が見えるビジュアルコミュニケーションが重要

Web会議システムを導入した目的を教えてください。

社員間のコミュニケーション強化。それが、Web会議を導入した最大の目的です。

当支社の場合は、東京、名古屋、大坂で同じ内容の業務を請け負っていることも多く、情報やナレッジを共有し業務クオリティの底上げを図るため、互いの顔を見ながら話ができるWeb会議システムは有用だと考えました。

さらに、異なる拠点の社員同士が顔を見ながら手軽にコミュニケーションを図れる環境を実現することで、仕事はもちろん仕事以外の部分も含めた社員同士のつながりを深めることができる点についても期待しました。

人が移動せずに打ち合わせができる点については、Web会議システムを導入するメリットの一つとは考えなかったのでしょうか。

もちろん移動の時間や経費の削減できるということも、Web会議システムの導入メリットとして考えましたが、当支社ではWeb会議を導入する以前から電話会議による打ち合わせを日常的に行ってきました。単純に「離れた拠点間で打ち合わせをする」ということだけであれば、それを実現する環境がなかったわけではありません。

しかし、離れた場所にいても互いの顔を見ながら話ができるようになることで、打ち合わせをするときに話が伝わりやすくなるだけでなく、結果として相手との距離感が縮まり、打ち合わせ後のコミュニケーションもスムーズになるということのほうが重要だと考えました。

そのような社員同士のコミュニケーション強化が、最終的には業務の効率化や品質向上につながるはずだと確信していましたので、よりはっきりと相手の顔や姿が見えるようV-CUBE ミーティングのハイクオリティプランを契約しています。

電話会議のシステムは現在でも利用していますか。

社員へと一方通行で話を伝えたい場合は、電話会議システムのほうが便利だと思っています。双方向のやり取りが必要な場合は基本V-CUBE ミーティングのほうが便利なので、利用用途に応じて使い分けています。

わからないことを聞いたり、相談したりする機会が増え、担当者同士のコミュニケーションが活性化

「Web会議を利用するようになり、拠点間の対人関係がスムーズになったと感じています。」(加治屋氏)
「Web会議を利用するようになり、拠点間の対人関係がスムーズになったと感じています。」(加治屋氏)

具体的に、Web会議の導入はどのような成果として現れていますか。

これまでは拠点が異なるとメールや電話でのやり取りが中心で、名は知っていても顔はわからないということも少なくありませんでした。

しかし、Web会議システムの導入後、拠点間の電話による連絡数が増えたことからも、拠点間の対人関係がスムーズになったと感じています。電話の内容をチェックしているわけではありませんが、気軽にわからないことを聞いたり、相談したりする機会が増え、担当者同士のコミュニケーションが活性化している証だと捉えています。

また、Web会議の画面に資料をアップロードできる機能はとても便利で、効率的に情報の共有ができ、会議をスムーズに進行できるようになりました。

ルーム制なので面倒なIDやパスワードの管理から解放され、簡単かつ安全にWeb会議システムを利用可能

V-CUBE ミーティングの導入を検討した経緯を教えてください。

V-CUBE ミーティングを導入する前、半年間ほど別のWeb会議システムを利用していました。そのシステムの導入を決めたときは、細かな部分の比較などはしませんでしたが、今回は半年間システムを利用してきた経験値がありましたので、実際に何人かのスタッフでシステムを試用した上で比較検討を行いました。

V-CUBE ミーティングを選択した理由とは。

導入するシステムを選定する際、特に重要視したポイントは使い勝手です。いくら優れたシステムでも、使い勝手が悪いと使われなくなってしまということが、半年間の利用経験からわかりました。

V-CUBE ミーティングは、システムへのログインや共有資料のアップロードなど各機能の使い勝手がシンプルで操作性に優れており、だれでも簡単に使えるという点を高く評価しました。

最終的には、市場シェアが高いので信頼性が高く、安心して利用できること。さらには会議用スピーカーフォンなど既存のWeb会議用機器をそのまま利用できることから、V-CUBE ミーティングの採用を決定しました。

V-CUBE ミーティングにリプレースをして、便利になった点などはありましたか。

以前利用していたシステムは、個人に利用権限を割り当てなければならなかったので、いざ利用しようとするとIDやパスワードがわからなくて、メンバーが集まっているのに会議の開始までに時間がかかってしまうこともありました。

また、新しく利用する社員用にIDとパスワードを発行したり、退職する社員のIDを無効にしたりするなど、IDとパスワードの管理にも手間がかかっていました。

その点V-CUBE ミーティングはルーム制なので、そのような手間から解放され、都度、招待メールを送信すれば済むので、簡単かつ安全にWeb会議システムを利用できるようになりました。

導入時に苦労したことなどはありましたか。

クラウドサービスなので特にインストール作業などは必要ありません。ハードウェアのほうは、以前利用していたシステム用に設定されていたためか少し調整が必要でしたが、ブイキューブの担当者がオフィスに来て調整をしてくれたので助かりました。

また、本格的な利用の開始にあたっては、V-CUBE ミーティングを使ってブイキューブの本社と結び、使い方セミナーを開催してもらったので、細かい機能なども最初から使いこなすことができました。

今後の拡張予定とV-CUBEへの期待

今後の拡張予定などあれば教えてください。

スマートフォンやタブレットの導入を検討しているので、これからは出先などからでもV-CUBE ミーティングを利用する機会も増えてくるかもしれません。

さらにモバイル環境を利用して、当支社で請け負っているサポート業務の中で、お客様のオフィスなどに出向いている営業担当者と拠点にいるエンジニアをV-CUBE ミーティングでつなぎ、現地の様子を映像で確認しながら、遠隔でサポート業務にあたるといった利用方法もあるかと思っています。

また、営業支援ツールである「V-CUBE セールス&サポート」にも興味を持っていますので、ぜひ導入を検討してみたいと思っています。

ブイキューブへの期待などあればお聞かせください。

V-CUBE ミーティングにはとても満足しており、システム面においてもサポート面においても、これまでと変わらない対応を期待しています。

※取材日時 2012年8月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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アデコ株式会社 様
社名
アデコ株式会社
事業内容
人材派遣(一般派遣・特定派遣)、紹介予定派遣、人材紹介、アウトソーシング、再就職支援、コンサルティング
URL
http://www.adecco.co.jp/
所在地
東京都港区南青山1-15-9 第45興和ビル
職員数
約2,500名

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