テレワークで日本を変える|テレビ会議(TV会議)・Web会議・電話会議のブイキューブ

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トーヨーエナジー株式会社 様

V-CUBE ミーティングとテレビ会議システムPolycomを連携させ、親会社、そして国内複数拠点を結んでWeb会議を開催。

V-CUBE ミーティングを使って、親会社との会議や社内の会議をWeb会議化。 情報共有強化はもちろん、コスト削減、営業機会の損失防止に貢献しています。

トーヨーエナジー株式会社は、輸入軽油元売資格を有する石油製品卸売会社で関東から九州にかけて幅広く石油製品(ガソリン、灯油、軽油、重油)やLPGの販売を展開しています。2010年には阪和興業株式会社の子会社となり、現在、大阪本社を含む7拠点と2つの子会社で事業を展開しています。 (所在地:大阪府大阪市中央区)

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課題
  • テレビ会議を使った親会社との会議に参加するため、親会社への移動が必要であった。
  • 自社でテレビ会議の仕組みを持っておらず、テレビ会議を行う場合は親会社の設備を借りなければならなかった。
  • 親会社の拠点がない地域の会議参加者は、ほかの地区の拠点まで会議参加のため、都度移動していた。
用途
  • テレビ会議システムPolycomと連携して、親会社との会議に活用。
  • 「全店営業会議」「常務会」といった月例会議のWeb会議化。
  • 複数拠点間での営業情報、顧客情報の交換、ミーティングでの利用。
選定した要件
  • テレビ会議システムPolycomと連携ができること。
  • 初期費用が掛からず、ランニングコストが押さえられること。
  • 使い勝手がよく、誰でも使用できること。
評価
  • 社内の情報共有の強化、コミュニケーション向上による社内の風通しのよさを実感。
  • 会議に伴う移動がなくなり、出張旅費などのコスト削減につながる。
  • 会議のための出張がなくなり、営業機会の損失が防げる。

インタビュー

トーヨーエナジー株式会社 様ロゴ

トーヨーエナジー株式会社 業務部部長 竹尾治富氏、経理部係長 瀬戸山利治氏に、V-CUBE ミーティング、そしてテレビ会議システムとの連携オプションを導入した経緯と活用状況について詳しくお伺いしました。

親会社のテレビ会議システムを使用

トーヨーエナジーのホームページ
トーヨーエナジーのホームページ

Web会議サービスが必要となった背景についてお教えください。

トーヨーエナジーはエネルギー関連事業を行う会社で、大阪本社、東京、名古屋、中四国、福岡の支店の他、笠寺オートガス ステーション(名古屋市)、苅藻島油槽所(神戸市)と計7拠点で事業を展開しています。

2010年10月には、阪和興業株式会社の子会社となりました。その関係上、親会社に社長など役員が出向いて、東京にいる親会社の役員とテレビ会議を行う必要が出て来たのです。親会社では、テレビ会議システムPolycomを導入しており、その後、テレビ会議システムを借りて、当社の各支店との会議を開催する機会も増えはじめました。

それとは別に、毎月1回の当社の全店営業会議や常務会で各拠点から大阪に集まってもらっていましたから、テレビ会議システムは、7カ所の拠点がある当社にとって、たいへん効率がいい仕組みと考えました。親会社のシステムを借りるのではなく、自社で導入をしようと検討を始めたのが2012年8月のことです。また、親会社には四国に拠点がないため、当社の中四国支店(高松市)の者が親会社と会議を行う場合は、大阪まで来る必要があり、この移動を何とかしたいという課題もありました。

テレビ会議システムPolycomと連携できることが導入の要件

V-CUBE ミーティングを使用される  竹尾氏(左)と瀬戸山氏(右)
V-CUBE ミーティングを使用される 竹尾氏(左)と瀬戸山氏(右)

Web会議サービスを導入された際の要件についてお聞かせください。

親会社が使用しているPolycomなどのテレビ会議システム、そしてV-CUBE ミーティングを比較検討しました。自社でのテレビ会議システムPolycom導入は初期費用が大きく、導入を見送りました。他のテレビ会議システムも専用の機器を導入しなければならず、利便性に問題がありました。

そこで、親会社が使用しているテレビ会議システムPolycomと連携ができ、コスト面でもリーズナブルなV-CUBE ミーティングの導入を決めました。V-CUBE ミーティングに決めた理由は下記の通りです。

  • テレビ会議システムPolycomと連携できる。
    当社役員には親会社役員との兼務者がいるため、親会社のテレビ会議システムPolycomと連携できることが必須条件でした。
  • リーズナブルなコストであること。
    V-CUBE ミーティング、そしてテレビ会議システムと連携できるオプションを導入しても、月々のコストは、実際の会議に出席するためにかかっていた出張経費で十分に賄えるものでした。

全拠点が参加する会議をV-CUBE ミーティングで開催

現在、V-CUBE ミーティングをどのようにお使いですか。

毎月月初に開かれる「全店営業会議」には、本社10名、東京4名、名古屋2名、中四国2名、福岡4名が参加し、朝8時30分から10時頃まで行っています。月1回開催の「常務会」は本社3名、福岡1名が参加し、朝9時から3時頃まで会議を行っています。 その他、随時、社内での情報交換、ミーティングなどにV-CUBE ミーティングを活用しています。

Polycomとの連携については、いかがですか。

親会社を含む「全店営業会議」開催の際は、テレビ会議システムPolycomと連携して使用しています。場所の移動をせずに会議に参加できることのメリットは大きいですね。 V-CUBE ミーティングとPolycomという、別なシステムを連携している違和感もなく、会議ができると聞いています。

情報共有・コミュニケーション向上に加え、営業機会の損失を防げる

V-CUBE ミーティングの導入効果をお教えください。

全社の情報共有が進み、コミュニケーションが活発になることで風通しがよくなりましたね。営業情報や顧客情報の打ち合せでは、電話やメールでの打ち合せと違い、お互いが顔を見て話せることで、より詳細な情報の交換ができるようになり、営業機会の拡大にもつながっています。V-CUBE ミーティングのホワイトボードでの資料共有で、より具体的な説明や意見交換ができることも、メリットと感じています。

コストの削減という意味では、会議出席のための出張旅費が大幅に削減されたことはもちろんですが、時間の拘束が会議時間だけになり、参加者は自身の拠点にいることができるので、営業機会の損失を防ぐこともできていると思います。

社外の取引先や仕入れ先ともWeb会議を開催したい

今後のV-CUBE ミーティングの活用予定をお教えください。

現在は、V-CUBE ミーティングを使用する場合は会議室で使用しています。今後は、自席でパソコンを使ったり、タブレットやスマートフォンでの使用にもチャレンジしていきたいと考えています。また、取引先や仕入先との会議にもV-CUBE ミーティングを活用できないか検討しています。積極的に他社の使用例やより便利な使い方を学びながら、さらに使い慣れていきたいと考えています。

※取材日時 2013年5月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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校名
トーヨーエナジー株式会社
URL
http://www.toyo-e.co.jp/
住所
大阪市中央区徳井町2-4-14
事業内容
エネルギー関連事業並びにその他各種事業
従業員数
70名

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