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東北未来創造イニシアティブ 様

V-CUBE ミーティングを活用し、拠点間会議による情報共有を推進。

V-CUBE ミーティングは、私たちの活動に欠くことができないコミュニケーションの生命線として、毎日活用しています。

東北未来創造イニシアティブは、被災地の復興と未来創造の鍵を握る「人づくり」を「地域のクロスセクター連携」と「全国の民間有志の協働」により実現し、日本全体のロールモデルとなり得る街づくり・産業づくりに寄与せんとする、2012年から5年間の官民による協働プロジェクトです。宮城県気仙沼市、岩手県釜石市・大船渡市の活動拠点に加え、仙台に統括事務局、東京にリエゾンオフィスを設置し、被災地の将来を担う人材の育成と復興計画の具現化に取り組んでいます。(仙台統括事務局:仙台市)

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課題
  • 遠隔地にいるメンバーと緊密にコミュニケーションを取ることが必要。
  • 賛同者の協賛金で成り立つ活動だけにコスト面での考慮が不可欠。
  • 統括事務局では全拠点のリアルタイムでの状況把握が必要。
用途
  • 毎日朝10時から全拠点・全員参加での定例ミーティングを実施。
  • 必要な拠点間、また協力先とのミーティングを実施。
  • オフィシャル活動以外で、拠点間をつなぐバーチャル飲み会に活用しメンバー間の親睦を図る。
選定した要件
  • 導入コストの低さ。
  • 導入にあたって、特別な機器が必要ないこと。
  • メンバーのPCスキルにバラつきがあり、充実したカスタマーサポートが必要。
評価
  • 活動に欠くことができないコミュニケーションツール、生命線として活用。
  • メンバー間、外部協力者とのコミュニケーション強化を図ることができた。
  • タブレット、スマートフォンから利用することで、活用の幅が広がり、打ち合わせ等の出席率が向上。

インタビュー

 東北未来創造イニシアティブ 様ロゴ

東北未来創造イニシアティブ 仙台統括事務局の大達一慶氏、さらにこのインタビューにもWeb会議サービスのV-CUBE ミーティングを使って遠隔からご参加頂いた福山洋一氏、三浦直人氏、木村允之氏に、ブイキューブのクラウドサービスを導入した経緯と活用状況について詳しくお伺いしました。

遠隔地のメンバーと頻繁にコミュニケーションを取ることが必要

「遠隔地の仲間と頻繁にコミュニケーションを取る必要からV-CUBE ミーティングを導入しました」(大達氏)
「遠隔地の仲間と頻繁にコミュニケーションを取る必要からV-CUBE ミーティングを導入しました」(大達氏)

V-CUBE ミーティング導入前の課題をお教えください。

東北未来創造イニシアティブは東北大学大学院経済学研究科の大滝精一教授とアイリスオーヤマの大山健太郎社長の二人が代表発起人となり、経済同友会などが特別協力して活動している官民有志による協働プロジェクトです。主な活動内容は、被災地の将来を担う人材の育成と自治体における復興計画具現化を支援しています。現在の活動拠点は宮城県気仙沼市、岩手県の沿岸地域(釜石市・大船渡市)に加え、宮城県仙台市に統括事務局、東京にリエゾンオフィスを設置しています。主なメンバーは経済同友会会員企業からの出向者で、現在18名が各地に派遣されています。

被災地における本格的な活動は2013年から開始し、2013年1月から5名のメンバーが先行して活動を開始し、当初は東京でトレーニングを行いました。その中で物理的に離れている被災地の方たちとの打ち合せに際し、当初は無料のインターネット電話サービスを利用しました。しかし、接続が安定せず、つながっても音声が聞きにくいことがありました。
今後、物理的に離れた場所にいる方々と頻繁にコミュニケーションを取っていくには、それでは難しく、何らかのコミュニケーションツールが必要だと判断し、V-CUBE ミーティングを導入しました。2013年3月に導入を決め、約1ヶ月半検証を行い、本格運用は2013年5月からです。

毎日、全拠点・全員参加の定例ミーティングを実施

現在、V-CUBE ミーティングをどのようにお使いですか。

定例ミーティングは、毎朝10時から全拠点のメンバーが一堂に会して実施しています。スムーズな活動を行うことを目的に、各拠点の進捗状況と、課題や懸念事項を共有し、その解決策について論議します。短いときは10分程度で終了しますが、長い場合は1時間~2時間になることもあります。また最近では、移動の必要から拠点に来ることができないメンバーがタブレットやスマートフォンで参加することも増えました。

その他必要に応じて、各拠点間でのミーティングや人材育成セッション等を実施していただくプロフェッショナルの方々とのミーティングに活用しています。
また、各拠点で実施されるセッションやミーティングなどの内容について、統括事務局として内容を把握するため、V-CUBE ミーティングを利用してオンラインで陪席・モニタリングすることも多々あります。

カスタマーサポートの充実が重要要件

タブレットを通じて、取材に参加してくださった仙台のメンバーと打ち合せをする大達氏
タブレットを通じて、取材に参加してくださった仙台のメンバーと打ち合せをする大達氏

V-CUBE ミーティング導入の経緯と決め手をお教えください。

私たちが担当となり、インターネットなどでリサーチし10社ほどピックアップし、その中の4社から見積りを取りました。私たちの活動は賛同者の協賛金で成り立っていますので、選定要件としては、コスト、スタートアップの際に機器を揃える必要がないこと、利便性が上げられました。また、メンバーは異なる会社・業種から集まっており、PCスキルにバラつきがありますから、カスタマーサポートの充実も選択の重要要件でした。

V-CUBE ミーティングの導入の決め手をまとめると下記の3点です。

  • コスト:基本料金内で使い放題・接続したい拠点数をカバーしていた
  • スタートアップに特別な機器が不要
  • カスタマーサポートの充実

V-CUBE ミーティングは我々が活動する際の生命線

V-CUBE ミーティングの導入効果をお教えください。

「V-CUBE ミーティングは我々が活動する際の生命線」と統括マネージャーが発言するくらい、私たちの活動に欠くことができない、重要なコミュニケーション手段となっています。
導入当初はPCでの利用が前提でしたが、タブレットやスマートフォンで使用できることに気づき、実際に使ってみたところとても便利で、さらに活用の幅が広がりました。私たちは出向者ですから、出向元企業に戻ることもあります。そうした際も、V-CUBE ミーティングは場所を問わず、タブレットなどで気軽に接続できるので、非常に助かります。

また、オフィシャルな使用方法ではありませんが「V飲み(ぶいのみ)」を時々実施します。メンバー皆が集まって飲みながらコミュニケーションを取ることはめったにできません。そこで、例えば釜石と大船渡が集まっての飲み会を行う際、じゃあ仙台も参加しようと、お互いの居酒屋の席同士をタブレットやスマートフォンでつないでバーチャル飲み会を開いています。

このように私たちの活動のオンとオフの両方でV-CUBE ミーティングを欠くことはできません。

ミーティング以外でも、より一層の活用を計画

今後のV-CUBE ミーティングの活用予定をお教えください。

現在は事務局内のコミュニケーションが中心ですが、今後、例えば人材育成の座学の場合、講師の方にV-CUBE ミーティングを通じてお話し頂いたり、大手企業の経営者や幹部、日本有数の経営コンサルタント等の有識者に、実際に現地に来訪いただき、実行している復興計画立案のレビューとアドバイスも、V-CUBE ミーティングを通じて行うことも可能ではないかと考えています。

通常のミーティングはもちろんのこと、V-CUBE ミーティングをより一層活用していきたいと考えています。

※取材日時 2013年11月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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校名
東北未来創造イニシアティブ
URL
http://tohokumirai.jp/
住所
仙台統括事務局:仙台市青葉区中央2-8-13 大和證券仙台ビル10階
事業内容
被災地の復興と未来創造の鍵を握る『人づくり』と、日本全体のロールモデルたる街づくり・産業づくりに寄与する官民協働のプロジェクト。
従業員数
22名(2013年11月現在)

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