テレワークで日本を変える|Web会議・テレビ会議(TV会議)のブイキューブ

テレワークで日本を変える|テレビ会議(TV会議)・Web会議・電話会議のブイキューブ

新規導入のご相談(平日10:00〜18:00) 0570-03-2121
操作方法・トラブルに関するお問い合わせはサポート

ヤマトホームコンビニエンス株式会社 様

V-CUBE ミーティングを通じて、本社と統括支店間の情報共有を推進。

本社からの通達を、統括支店・支店・社員へ浸透させる手段のひとつに、V-CUBE ミーティングを活用しています。

ヤマトホームコンビニエンス株式会社様

ヤマトホームコンビニエンス株式会社は、ヤマト運輸を含むヤマトグループの全国ネットワークを活かし、個人及び法人向けに、引越、家財配送・セッティング、物品販売などの地域密着型総合生活支援サービス事業を展開しています。(本社:東京都中央区)

事例PDFをダウンロードする

課題
  • 本社からの通達が、社員にきちんと浸透していなかった。
  • 文章が中心の通達内容は、現場社員が一目見てわかるものではなかった。
用途
  • 通達内容のフォローアップと浸透のためにWeb会議サービスを活用。
  • 本社と統括支店間の各種会議にも利用。
  • 部門担当者、営業担当者の打ち合せにWeb会議形式を追加。
選定した要件
  • 使用者のITスキルを問わない使い勝手の良さ。
  • 導入コストが安価であり、月間契約のため、使用頻度が少なそうな時は中止が可能であること。
評価
  • 社内の情報共有が文章のみの通達から大きく進展した。
  • 社内のつながりが向上し、本社と統括支店、担当者間の距離が縮まった。

インタビュー

ヤマトホームコンビニエンス株式会社様

ヤマトホームコンビニエンス株式会社 オペレーション戦略部 マネージャー 藤井省悟氏と同部 竹内のり子氏に、V-CUBE ミーティング導入の経緯と活用状況について詳しくお伺いしました。

本社からの通達を統括支店、支店、そして社員に浸透させたい

ヤマトホームコンビニエンス株式会社様web

V-CUBE ミーティングを導入する前の課題をお教えください。

ヤマトホームコンビニエンス(YHC)社内の情報は、本社から統括支店へ、そして支店へと伝わっていきます。その多くは通達として、本社から統括支店の担当者へ、そして支店担当者へとメールで送られます。中にはA4用紙で3枚にも及ぶ文章だけのものもありました。実際に支店に行ってみると、連絡ボードなどに通達がプリントアウトして貼られていますが、多忙な現場の社員は見落とすこともあり、通達の内容が十分に浸透していませんでした。本社、統括支店からすると「通達を発信しているのに見ていないのか?」という話になってしまい、このままでは情報共有や業務運用の徹底を図ることは難しいと感じました。

そこで、まずは通達の内容を箇条書きや図にするなど、分かりやい書き方に工夫し、イントラネットにアップして掲載するようルールを改めました。さらに掲載したらおしまいではなく、内容をより浸透させるための効果的なツールはないだろうかと考えていました。

社内会議の種類を調査した結果、最適な方法はWeb会議

「使い勝手の良さとコストが、導入の決め手になりました」(藤井氏)
「使い勝手の良さとコストが、導入の決め手になりました」(藤井氏)

V-CUBE ミーティング導入の経緯をお教えください。

IT部門を通じてお取引がある代理店に相談し、ご紹介いただいたのがクラウド型のWeb会議サービスである「V-CUBE ミーティング」でした。他にも提案がありましたが、その多くは会議室に据え置き設置型のテレビ会議システムがほとんどでしたね。また、電話会議システムも検討しましたが、高コストで設置や準備に手間がかかるものが多く、会議を開催すること自体が負担になりそうな手法でした。
V-CUBE ミーティングのデモ実演には経理責任者や、総務担当者に参加してもらい、社内を巻き込むかたちで、導入への道筋をつけていきました。

また今回の導入に先立ち、社内でどのような種類の会議が多いのかを調査しました。その結果、主に4~5名が集まって打ち合わせを行い、結論を出していく会議が多いことがわかりました。

そこで導き出されたのは、手軽に始められ、相手の顔を見てミーティングができるWeb会議スタイルが適しているという結論でした。

V-CUBE ミーティング導入の決め手をお教えください。

やはり使い勝手の良さとコストですね。使い勝手の面では、Web会議を使用する社員の中にはITスキルが高くない社員もいますので、誰でも簡単に参加して会議を行えることが重要でした。
コスト面では、導入コストが安価であることに加え、社長に「仮に失敗しても、かかるコストは月次単位で、すぐに止めることも可能です」とプレゼンを行い、2012年10月に本社と統括支店での導入が実現しました。
導入後すぐにV-CUBE ミーティングを収支会議等で活用してくれたのが社長で、このツールの一番のフォロワーになってくれました。

各種定例会議、担当者間会議、通達フォローで活用

「会議予約のバッティングがあるほど、V-CUBE ミーティングは使われています」竹内氏
「会議予約のバッティングがあるほど、V-CUBE ミーティングは使われています」竹内氏

現在、V-CUBE ミーティングをどのようにお使いですか。

各種の定例会議、そして必要に応じて行う会議を1カ月5〜15回程度、1会議5〜15名参加して、5〜10拠点を結んで実施しています。
また、本社と統括支店長で行う「収支会議」は毎週実施されており、そこには各担当責任者も参加しています。この会議がきっかけで、統括支店間の会議も随時行われるようになりました。

当初、課題として考えていた通達の浸透については、通達文書の最後に「Web会議 開催の有無」を記載するようにしました。仮に「開催無し」となっていても、私たちが通達の内容を確認して、分かりにくいと感じた場合には、担当者からWeb会議を使って統括支店に説明を行うよう働きかけていますので、通達の浸透に役立っていると思います。

その他には、本社と統括支店・労働組合も入って制度の見直しを行う分科会や、新商品開発会議や担当者会議などがV-CUBE ミーティングを通じて頻繁に実施されています。
ただ、当初の目的であった通達のフォローアップという面では、まだまだ出来ることがあると考えています。

社内のつながりが良くなり、情報共有が進んだ

社内のつながりが良くなり、情報共有が進んだ
社内のつながりが良くなり、情報共有が進んだ

V-CUBE ミーティングの導入効果をお教えください。

何よりも社内のつながりが良くなりました。本社と統括支店、本社内でも情報の共有を図ることができ、お互いに何をしているのかが以前よりもずいぶん見えるようになりました。また、統括支店から見ると、以前は本社の担当者の顔がわからず、人間味を感じる機会が少なかったのですが、V-CUBE ミーティングで顔を見ながら話すことで、距離が縮まったと思います。

また、V-CUBE ミーティング導入効果として、Web会議を実際の会議として実施したと仮定した場合の交通費コストを算出しています。計算上ですが2013年4月~11月で1,000万円以上の交通費が削減できました。その分、業務効率をより一層向上するアクションに充てることも視野に入りますので、コスト削減から派生する効果は今後も期待できます。

支店への導入に際して、新たな提案に期待

今後のV-CUBE ミーティングの活用予定をお教えください。

今後は支店への展開を考えていますが、支店の構成メンバーは配送ドライバーなどがほとんどですので、ボタンひとつで会議に参加できるさらに簡便なシステムが求められると思います。また、Web会議参加用の招待URLをメールで送るだけで済むため、社外の専門会社・専門機関とV-CUBE ミーティングを通じてやり取りができるシステムも想定でき、商品開発などで活用できるのではないかと考えています。
今後のさまざまなご提案に期待しています。

※取材日時 2013年12月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

資料請求・無料体験に
関するお問い合わせ

0570-03-2121

新規お問い合わせ(平日10:00〜18:00)

ヤマトホームコンビニエンス株式会社様
社名
ヤマトホームコンビニエンス株式会社
事業内容
引越、家財配送・セッティング、物品販売などの地域密着型総合生活支援サービス事業
URL
http://www.008008.jp
本社
東京都中央区銀座2丁目12番18号 ヤマト銀座ビル 6階
従業員数
5,343人

先頭へ戻る