テレワークで日本を変える|Web会議・テレビ会議(TV会議)のブイキューブ

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郡山市役所 様

V-CUBE ミーティングを活用し、情報連絡体制の強化と災害時の情報収集強化を図る。

本庁と14カ所の行政センターを結び、日々の情報連絡・情報共有化を推進することで、災害時等の情報収集強化に備えています。

郡山市役所様

郡山市は、みちのくの玄関・福島県の真ん中に位置し、北には奥羽山脈の秀峰「安達太良山」。東には阿武隈山系の山々。そして、西には東北一(全国第4位)の大きさを誇り「磐梯山」の雄姿を湖面に映し出す「猪苗代湖」。そして、市街地には「阿武隈川」が悠々と流れています。豊かな潤いに満ち、美しい緑に囲まれ、南北は「東北と関東」を結び、東西は「太平洋と日本海」を結ぶ交通の要衝である人口約33万人の南東北の拠点都市です。

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課題
  • 本庁と行政センター(14カ所)における情報連絡体制の強化が必要だった。
  • 災害時の情報共有の強化ツールを探していた。
用途
  • 本庁と行政センター所長との会議にWeb会議サービスを活用。
  • 本庁と行政センター間、行政センター同士の各種打ち合せでの利用。
  • 他自治体、各省庁との会議におけるWeb会議活用も検討中。
選定した要件
  • ASPサービスであること。
  • タブレット端末からも会議に参加ができること。(三現主義への補助)
  • サービスへのログインが簡単で、誰でも使える操作の容易さを備えること。
  • 最大30名程度の遠隔会議が開催可能であること。
  • Web会議への再接続時間の早さ、そして導入実績。
評価
  • センター所長が各種会議に参加し不在となっていた際の事務処理停滞が解消した。
  • 担当者間だけでなく、本庁と全行政センターとの情報共有が一気に進んだ。

インタビュー

郡山市役所様

郡山市役所 ソーシャルメディア推進課 二瓶浩之氏に、V-CUBE ミーティング導入の背景、経緯、そして活用状況と今後について詳しくお伺いしました。

出先機関との情報連絡体制強化と、災害時の情報収集強化への取り組み

郡山市役所・本庁舎
郡山市役所・本庁舎

V-CUBE ミーティングを導入された背景についてお教えください

市役所本庁と行政センターなど出先機関との情報連絡体制を強化したり、災害時の情報収集を強化するツールを探していたことがあげられます。郡山市は東西で約60Km、南北で15〜16Kmあり、その中に本庁と14の行政センターが点在しています。例えば、雪の降り方でも東西では積雪量に大きな違いがあります。そうした情報を電話連絡だけではなく、全体で共有できるツールが必要と考えていました。

Web会議サービスの導入が具体化したきっかけは、2013年4月に就任した品川萬里市長が、政策の一つに「行政センターにおける問題解決能力の向上」を挙げた背景がありました。それを実現するためのツールとして「Web会議」への注目が高まりました。Web会議の仕組みそのものは、それ以前にも職員提案として議題に上がったことがあります。というのも、2001年から約5年間「自庁サーバー式テレビ会議システム」を導入していたからです。しかし、会議を実施するための設定や事前の準備が難しく、煩わしさもあり徐々に使われなくなっていたのです。今振り返って考えてみるとその時は導入時期が早過ぎたのかもしれませんが、市長の政策方針をきっかけに、それに替わる仕組みの必要性を感じていました。

オープニングセレモニーを実施し「本格運用」を開始

オープニングセレモニーに臨む品川萬里市長
オープニングセレモニーに臨む品川萬里市長

現在、V-CUBE ミーティングをどのようにお使いですか

2013年10月にV-CUBE ミーティングを導入し、約2カ月間の試験運用を経て、12月25日にはオープニングセレモニーを行い本格導入となりました。セレモニーは本庁と14カ所の行政センター間や、そして国土交通省福島河川国道管理事務所の協力により、阿武隈川河川敷からタブレットを同時に接続して実施しました。また26日には記念セミナーとして、佐賀県武雄市・樋渡啓祐市長と品川市長とがV-CUBE ミーティングを使って対談を行いました。その他、今まで、行政センター所長会議の開催時のライブ中継に活用したほか、御用納め式や御用始め式などの、全庁的行事の際には、市長等の訓示等を出席していない行政センター職員等に対してもライブ中継し、情報共有等に大きな効果をあげるなどその活用方法の検証に取り組んでおります。現在は、V-CUBE ミーティングの利用に慣れることを第一に、自由な発想で幅広く活用してもらう期間と考えています。
2014年度からは、行政センター所長会議など定例会議時の活用に加え、行政センターが中心となって運用してきたものを、本庁との連携でどう活用していくのか、運用スタイルの多様化にも取り組んでいく予定です。

V-CUBE ミーティング導入に際しての要件をお教えください

導入の検討に際しては、次の要件を挙げました。

  • ASPサービスであること
  • タブレット端末からも会議に参加ができること
  • サービスへのログインが簡単で、誰でも使える操作の容易さを備えること
  • 最大30名程度の遠隔会議が開催可能であること

検討にはブイキューブを含む4社から提案を頂き、実際にすべてのシステムを使用して、十分に比較検討を行い、V-CUBE ミーティングの導入を決めました。

「会議への再接続時間が早い」ことが決め手

「会議への再接続時間が早いこと、そして豊富な実績が決め手です」二瓶氏
「会議への再接続時間が早いこと、そして豊富な実績が決め手です」二瓶氏

V-CUBE ミーティング導入の決め手をお教えください

導入の決め手となったのは、上記の4つの要件をクリアしていることに加え、「会議への再接続時間が早い」ことが決め手となりました。導入にあたっては「災害時の情報共有」も視野に入れていましたので、現場でのタブレット使用は不可欠と考えています。何らかの理由で、Web会議サービスとのネットワーク接続が途切れた場合、簡単な操作ですぐに再接続できたのはV-CUBE ミーティングだけでした。

コストに関してはいかがでしょうか

V-CUBE ミーティングが一番低コストであったわけではありません。コストだけで比較するとさらに安価なシステムはありましたが、機能要件に加えてあまりにも導入実績が伴っていない部分は大きな不安要素でした。
その点で、V-CUBE ミーティングはバランスの良い機能要件と、豊富な導入実績があり安心感がありました。4つの機能要件には挙げませんでしたが、導入実績は重要な選定ポイントでした。

事務処理が止まることなく、情報共有が進んだ

V-CUBE ミーティング導入後の効果をお教えください

行政センター所長会議は、以前は本庁に全員が集って実施していました。その間、各センターに所長は「不在」となり、事務処理が滞ることもありました。往復で1時間半から2時間という会議参加のための移動時間がなくなり、数時間の事務処理停滞は解消しました。

また、災害などの際、以前は電話連絡でセンター担当者と本庁担当者がやり取りしていたのですが、V-CUBE ミーティングを使うことで、本庁と全センターがリアルタイムに様々な情報を共有できるようになりました。実際に現地の写真や映像を見ることができますから、災害対策の面では大幅に情報共有が進んだと感じています。

現在、まず使ってもらい、慣れてもらうことを主に運用している理由のひとつは、いつ起きるか予測が難しい災害時の使用を見越して、普段から日常的に活用していることが大切、との考えからです。

本庁と行政センターの連携、そして市民へのサービス導入も計画

今後のV-CUBE ミーティングの活用予定をお教えください

今後は本庁と行政センター間の連携や、業務担当者間での活用などを視野に、運用を進めていく予定です。そして、他自治体や各省庁との打ち合せも、相手側にWeb会議に参加できる環境があるならV-CUBE ミーティングを活用していく方向です。最終的には、各センターに届出などにいらした市民の方たちとV-CUBE ミーティングを通じて、本庁の担当者が打ち合せをできるようにしていければと考えています。そのためには、運用の工夫やマニュアル作りが必要になると思いますが、ブイキューブのサポートメニューにそうした運用向けの支援があるので、随時お願いしようと考えています。

※取材日時 2014年3月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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郡山市役所様
社名
郡山市役所
URL
http://www.city.koriyama.fukushima.jp
本社
福島県郡山市朝日一丁目23-7
人口
328,568人(男162,080・女166,488)※平成26年3月1日の現住

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