岐阜県下呂市役所 様

「画面に書き込める遠隔会議」の採用で、災害時だけでなく日常業務の改善も視野に

岐阜県中部に位置する下呂市では、合併により市域が広大になったことを機に10年以上前から災害対策用のテレビ会議システムを導入していた。リプレース時期を迎えた同市で検討したのは、単に遠隔での会議ができるだけでなく、画面に書き込みが行えることで、視覚的に情報共有を強化できるツールであった。複数の製品を比較した結果、「書き込みがスムーズ」という優位性が決め手となり採用したのが「V-CUBE コラボレーション」。同時に電子黒板やタブレット端末を導入し、災害時だけでなく日常業務における幅広い活用も視野に入れている。

導入していたテレビ会議システムの課題

機能が限られ用途が限定的に

顔を見ながら会話はできるが、単なる会議だけの用途となってしまい、用途に多様性を持たせられなかった。

接続できるのが会議室のみ

市役所と地域拠点の会議室据え置き型テレビ会議システムのため、災害現場などの様子が共有できなかった。

緊急時にすぐに増設できない

接続したい拠点数を増やしたくても、テレビ会議に追加のシステムをすぐに調達できなかったり、導入コスト面で増設がしにくい。

「V-CUBE コラボレーション」でこう解決！

書き込みによる伝達で災害時も日常業務も利便性向上

電子黒板の画面に表示した映像や写真、地図へ手で書き込みが行えることで、災害時の避難経路を視覚的に指示できるなど、多彩な用途で活用できる。

日常業務においても、離れた拠点にいる職員が同じ資料に同時に書き込みながらの研修を行えるなど、「書き込み機能」があることで活用の幅が格段に広がった。

タブレット端末の活用で災害現場との接続も可能に

防塵防滴のタブレット端末を同時に導入したことで、災害現場の映像を災害対策本部や各地域拠点でもリアルタイムで見ながら、情報共有や避難指示を行える。

災害時以外にも、市役所の窓口を訪れた市民への対応に専門性が必要な場合に、離れた拠点にいる職員とタブレット端末同士でやり取りするなど、活用場所に柔軟性を持たせることができる。

接続したい拠点が増えた際容易に増設が可能

災害時に設置された避難所など緊急で利用したい拠点が発生した場合、新たにシステムを導入しなくてもタブレット端末やPCを利用して遠隔会議に接続可能。

電子黒板を導入するほどの規模でない拠点を遠隔会議の接続に加えたい場合も、タブレット端末やPCを活用し「V-CUBE コラボレーション」のライセンス増で対応可能なので、接続拠点数増のハードルが下がる。

「V-CUBE コラボレーション」選定のポイントは？

画面への書き込みにより、迅速かつ正確な情報伝達ができるか？

映像や写真、地図、資料などへ手で書き込みが行え、視覚的な情報共有が可能であること。

• 電子黒板やタブレット端末の画面に指やタッチペンで書き込み可能
• 書き込みもデジタルデータとして保存可能

多彩なデバイスで活用できる遠隔会議システムであるか？

災害対策本部を始めとした市の拠点では電子黒板、災害現場ではタブレット端末というように、使い分けができること。

• 電子黒板、タブレット端末、スマホ、PCなど多彩な端末で利用可能
• 災害や事故が発生した場所の帯域が細くても音声や映像が途切れずクリア

お客様の声

災害などの緊急時だけでなく、日常業務での幅広い活用を視野に

下呂市役所 市長公室 室長　桂川 国男 氏

2004年の合併で下呂市が誕生したのを機に、災害などの緊急時の情報共有のためにテレビ会議システムを導入して10年以上経ちました。もともと導入していたシステムは、もちろんお互いの顔は映りますし会話はできましたが、技術も進化した今となっては物足りなくなっていたこともあり、リプレースの検討を開始したのです。

特に注目したのは、画面のタッチパネルに書き込みができる機能でした。いくつかの製品を比較しましたが、この機能において「V-CUBE コラボレーション」がもっとも使い勝手が良かったことから、選定が決まりました。

今回のリプレースは災害時だけの利用を想定したものではありません。既に部長級の職員による遠隔会議を実施したほか、今後は、電子黒板を離れた拠点間の研修で活用し双方向での書き込みを行ったり、市の窓口にいらっしゃった市民の方への対応を離れた場所にいる専門職員がタブレット端末の画面越しに行ったりといった、日常業務での活用も視野に入れています。福祉の現場への訪問にタブレット端末を持参して、医師や専門家のアドバイスを遠隔で行うなど、柔軟性を持たせていきたいです。

市内全域を対象とした総合防災訓練で導入直後のシステムを活用

下呂市役所 市長公室 危機管理課 課長補佐　池戸 清伸 氏

2019年9月に実施された市の総合防災訓練で、導入したばかりの「V-CUBE コラボレーション」を活用しましたが、災害対策本部で電子黒板を前にした職員は、従来のテレビ会議が刷新されたという印象を強く持ったようです。

各拠点からの映像には書き込みで重要な点が強調され、それを音声でやり取りすることでリアルタイムで“動く情報”、その共有という新しい形を間近に感じたという印象です。

今回、「V-CUBE コラボレーション」と併せて防塵防滴仕様のタブレット端末を導入しましたが、「静止画像ではニュアンスがわかりづらくても動画で把握しやすくなる」「災害現場の近くに寄らずに撮影することもできる」「避難行動の状況も映像でわかるので、それに対してすぐに本部から指示が出せる」といった点がメリットと感じました。

岐阜県下呂市役所様における「V-CUBE コラボレーション」の活用法

下呂市では「V-CUBE コラボレーション」導入直後となる2019年9月1日に、市内全域を対象とした大規模な避難訓練を実施した。市庁舎に設置された災害対策本部と6つの地域拠点は電子黒板を活用してWeb会議で接続。避難所となった小学校からは、タブレット端末およびノートPCを使用して「V-CUBE コラボレーション」に接続することで、固定された会議室以外の場所とも情報共有を行った。

災害対策本部による「手書きの書き込み」で視覚的に情報共有

災害対策本部には、電子黒板の前に災害対策本部長を始めとした職員が集まり、各所から寄せられた被害情報などを集約し、対策の検討や指示を行った。

地図上に手書きで書き込まれた情報は、災害対策本部同様に電子黒板を設置している6つの地域拠点でも共有されている。

避難所とも双方向で情報共有

市庁舎や地域拠点のように電子黒板を設置した拠点以外も、タブレット端末やノートPCを活用して「V-CUBE コラボレーション」での情報共有が実施された。

災害などの緊急時に、普段は情報共有のためのツールがない場所でも、モバイル端末を活用することで臨機応変の対応が可能になる。

避難訓練では、臨時で避難所を設営した小学校の体育館と、災害対策本部や地域拠点をWeb会議で接続した。（右写真）

避難所の状況を報告したり、PC画面の映像と音声で災害対策本部からの指示を受けるなど、緊急時に円滑に情報共有を実施する体制を構築した。